Zasady archiwizacji dokumentów
Grupowanie dokumentów do akt, podział na okresy sprawozdawcze w aktach, łatwe wyszukiwanie dokumentów i widoczne oraz trwałe ich oznakowanie – te zasady archiwizacji dokumentów finansowo-księgowych są powszechnie znane osobom odpowiedzialnym za zarządzanie dokumentacja księgowo-finansową. A jak wygląda to w przypadku innego rodzaju dokumentów?
Zasady archiwizacji dokumentów medycznych
Szpitale, przychodnie i inne placówki opieki zdrowotnej a także apteki, mają obowiązek bezpiecznego przechowywania dokumentów związanych ze stanem zdrowia pacjenta. Są to przede wszystkim: kartoteki, karty historii choroby, zlecenia lekarskie, skierowania na badania, wyniki badań, zdjęcia rentgenowskie a także recepty przekazane aptece. Należy zapewnić, że do dokumentów nie będą miały dostępu żadne osoby niepowołane. Szczegółowe wytyczne w tym zakresie zawiera rozporządzenie ministra zdrowia z 21 grudnia 2010 w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. z 2010 r. nr 252, poz. 1697). Szczególnie istotny w tym zakresie jest zapis, który mówi, że to kierownik danej placówki zdrowia decyduje o miejscu przechowywania dokumentów i odpowiada za ten proces.
Zasady przechowywania dokumentacji kadrowej i płacowej
Zasady przechowywania dokumentów obowiązują również w miejscach pracy. Według kodeksu pracy (art 94 pkt. 9b), pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumenty związane ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Co ważne, obowiązek ten dotyczy również sytuacji, gdy stosunek pracy został zakończony. Podstawowe rodzaje dokumentów, które powinny być archiwizowane, to m.in. umowy o pracę, listy płac, karty wynagrodzeń, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego, akta osobowe. W przypadku, kiedy po stronie pracodawcy powstaną zaniedbania w zakresie przechowywania dokumentów pracowniczych, może się spotkać z zarzutem popełnienia wykroczenia, które jest zagrożone karą grzywny. Dodatkowo, jeśli pracownik poniesie z tego względu jakąkolwiek stratę, może dochodzić odszkodowania od pracodawcy. Z tego względu dokumenty powinny być przechowywane w warunkach, które nie zagrażają ich zniszczeniu lub uszkodzeniu.
Zasady archiwizowania dokumentów księgowych
Zasady archiwizacji dokumentów księgowych zostały określone w ustawie o rachunkowości. Dokumenty powinny być przechowywane w oryginalnej postaci, w warunkach ochrony przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem lub nieupoważnionym rozpowszechnianiem. Ważny jest porządek dokumentacji księgowej, ponieważ powinien on być dostosowany do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ma zapewniać możliwość szybkiego odszukania dowolnego dokumentu - na przykład w przypadku kontroli z urzędu skarbowego.
Przechowywanie dokumentów bankowych
Dokumenty dotyczące transakcji bankowych podlegają zasadom zbliżonym do zasad przy dokumentacji księgowej. W tym zakresie bank lub inna firma inwestycyjna ma obowiązek przechowywania i archiwizacji takich dokumentów, jak: złożone przez klientów formularze zleceń, dyspozycje i pełnomocnictwa, rejestry sesji, kopie świadectw depozytowych a także umowy i inne dokumenty związane z prowadzeniem rachunków oraz usług maklerskich.
Archiwizacja dokumentów zasady - ogólne podsumowanie, co obejmuje:
- grupowanie dokumentów do akt,
- podział na okresy sprawozdawcze w aktach,
- łatwe wyszukiwanie dokumentów,
- widoczne i trwałe ich oznakowanie.
Zasady traktujemy priorytetowo
Aby fachowo zająć się tym zadaniem, należy mieć rozległą wiedzę na temat zasad archiwizacji dokumentów. W naszej firmie to zadanie zostaje oddane w ręce przeszkolonych osób. Tylko tacy eksperci zajmują się aktami Klientów. To świetne przygotowanie owocuje - profesjonalizm i dokładność załogi wpływa na to, że każdy element nowo utworzonego archiwum jest dopracowany. Archiwizacja dokumentów jest więc przeznaczona dla firm, ceniących taką rzetelność i jednocześnie chcących w krótkim czasie uporządkować swoje zbiory.