Artykuły

Jak z przechowywaniem dokumentów radzą sobie szkoły i przedszkola?

Jak z przechowywaniem dokumentów radzą sobie szkoły i przedszkola?

Szkoła generuje w ciągu roku ogromne ilości dokumentów. Związane są one zarówno z bezpośrednią pracą dydaktyczną i wychowawczą, jak i działaniami organizacyjnymi wynikającymi z bieżącego zarządzania placówką. Zapanowanie nad przyrastającą w lawinowym tempie górą dokumentacji wcale nie jest łatwe.

WYZWANIA LOKALOWE I NIE TYLKO

Archiwizacja dokumentów w szkołach to bardzo duże wyzwanie. Jednym z najważniejszych problemów są możliwości lokalowe. Miejsca na archiwum czy składnicę akt z reguły brakuje. Trudno wyobrazić sobie, że zarządzający placówką zamiast przygotować salę dla dzieci, zorganizuje w niej archiwum. Efekt? Najczęściej do przechowywania dokumentów wykorzystywane są w sekretariaty, gabinet dyrektora, a niejednokrotnie strych, w piwnica lub innym pomieszczenie gospodarcze. 

Niestety oznacza to również, że nie dokumentacja nie jest odpowiednio chroniona choćby przed ogniem i wodą. Szkoły nierzadko zwracają się do nas z prośbą o pomoc w przypadku zalania dokumentów. Na szczęście Rhenus Office Systems Poland oferuje profesjonalne osuszanie dokumentów. To jednak nie rozwiązuje problemu na przyszłość. Nie można mieć pretensji do dyrektorów, że nie tworzą profesjonalnych archiwów. W końcu nie mają do tego ani przestrzeni, ani kadry, której opiekę nad taką profesjonalną składnicą akt mogliby powierzyć. 

 

JAKIE DOKUMENTY GROMADZI SZKOŁA?

W szkole rzadko kiedy jest ktoś, kto dysponuje szeroką wiedzą na temat archiwizacji dokumentów przedszkolnych czy szkolnych. Tymczasem placówki edukacyjne generują znaczne ilości akt, w tym także zawierających wrażliwe dane osobowe. Są to m.in.:

  • dokumenty związane z rekrutacją nowych uczniów,
  • dokumenty medyczne zawierające informacje o stanie zdrowia wybranych uczniów (np. orzeczenia o niepełnosprawności, opinie poradni, orzeczenia lekarskie),
  • dokumenty związane z procesem dydaktycznym i wychowawczym,
  • dokumenty związane z nadzorem pedagogicznym,
  • dokumenty kadrowe i płacowe
  • dokumentacja finansowa,
  • dokumentacja BHP.

Istnieją co prawda regulacje dotyczące tworzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla szkół i przedszkoli, natomiast mało kto potrafi te zasady w praktyce wprowadzić. Z pomocą przychodzą materiały szkoleniowe, trudno jednak oczekiwać, że reguły będą skrupulatnie przestrzegane. Niestety stosowanie jednolitego wykazu rzeczowego kończy się w wielu przypadkach tym, że dokumenty z tej samej kategorii archiwalnej trafiają do kilku różnych teczek, a inne, które powinny być wyodrębnione w mniejsze grupy, są przechowywane razem. 
 

CO MOŻNA ZROBIĆ?

Wyzwania dotyczące archiwizacji dokumentów edukacyjnych są naprawdę duże. Warto z pewnością zacząć od wyznaczenia możliwie bezpiecznego miejsca na składnicę akt. Piwnica czy strych nie są najlepszymi lokalizacjami. Zdajemy sobie oczywiście sprawę z ograniczonych warunków lokalowych, być może jednak da się przynajmniej część (szczególnie tych bardziej newralgicznych) dokumentów przenieść w bezpieczniejsze miejsce.  Z pomocą w składowaniu dokumentów i zachowaniu porządku przyjść mogą także profesjonalne pudła do archiwizacji, które są w stanie wytrzymać naprawdę duże obciążenie przez wiele lat.

Kluczowe jest jednak zastosowanie odpowiednich instrukcji kancelaryjnych i świadome korzystanie z jednolitego rzeczowego wykazu akt. Warto przyjrzeć się mu bliżej. Być może niektóre hasła klasyfikacyjne są zbędne, inne natomiast warto rozbudować, podzielić na mniejsze grupy. Ten drugi problem dotyczy choćby nadzoru pedagogicznego dyrektora, w którym mieszczą się zarówno takie hasła klasyfikacyjne jak „ewaluacja”, jak i „mierzenie jakości”, jak również wszystkie dokumenty przygotowane na potrzeby kontroli związanych z tymi zadaniami kierownika placówki. W przypadku haseł o małej liczbie dokumentów, można łączyć je w komplety po kilka roczników, co niestety utrudnia późniejszą kontrolę przedawnienia dokumentów i możliwości ich zniszczenia

Wszystko jednak zaczyna się od osoby odpowiadającej za składowanie dokumentacji. Warto zastanowić się, czy istnieje szansa na oddelegowanie konkretnego pracownika do tego typu działań. Jeśli jest to możliwe, warto zainwestować w choćby podstawowe szkolenie z archiwizacji, brakowania akt. 

Warto bowiem podkreślić, że w szkole największym problemem jest lawinowy przyrost dokumentacji z roku na rok. Jeśli dokumenty nie są uporządkowane, trudno ustalić, które można zniszczyć. Z kolei jeśli nie wykonuje się brakowania akt, nie kontroluje upływu okresu ich przechowywania, archiwum będzie rozrastało się do niebotycznych rozmiarów. Utrzymanie porządku w dokumentacji to więc nie tylko kwestia łatwego dostępu do potrzebnego w danym momencie wykazu czy świadectwa, lecz także szansa na zapanowanie nad przyrostem archiwizowanych dokumentów.

 

JAK MOŻEMY POMÓC?

Aby pomóc szkołom zapanować nad różnorodną dokumentacją, jaką zobowiązana jest przechowywać, oferujemy profesjonalne porządkowanie dokumentów. Polega ono najpierw na odnalezieniu wszystkich znajdujących się w placówce (i często po niej rozsianych) dokumentów. Następnie dokumenty porządkujemy, brakujemy (na życzenie również niszczymy). Tworzymy również instrukcje kancelaryjne oraz wskazujemy okresy przechowywania dla każdej z grup dokumentów. 

Aby ułatwić korzystanie z tak przygotowanych zbiorów, przeprowadzamy instruktaże dla pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie archiwum. Bardzo często jednak szkoły, które raz skorzystały z takiej usługi, proszą o nią ponownie. Wykonanie takiego porządkowania dokumentów co 2-3 lata pozwala zachować na nimi kontrolę, a jednocześnie chroni przed nadmiernym przyrostem akt, które trzeba archiwizować. W ten sposób szkoła gwarantuje sobie bezpieczeństwo, ponieważ dokumenty przechowywane są zgodnie z odpowiednimi hasłami klasyfikacyjnymi i kategoriami archiwalnymi, a te, których nie trzeba już przechowywać, są na bieżąco utylizowane.

 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o rozwiązaniach, które proponujemy szkołom i przedszkolom, i chcesz zapanować nad lawinowo przyrastającą dokumentacją w swojej placówce, ale nie wiesz od czego zacząć, skontaktuj się z naszymi ekspertami, którzy zaproponują najlepsze dla ciebie rozwiązanie.


Sonia Osiecka-Kardyka

Kierownik ds. Klienta Strategicznego

Telefon: +48 519 349 661
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Sonia Osiecka-Kardyka

 

Umów spotkanie online