Przechowywanie dokumentacji pracowniczej a wysokość świadczeń emerytalnych. Co dzisiaj musi zrobić pracownik, aby zadbać o swoją emeryturę?
Każdy z nas ma wpływ na wysokość swojej emerytury nie tylko poprzez wysokość otrzymywanych zarobków i długość aktywności zawodowej, lecz również poprzez to, w jaki sposób będziemy w stanie potwierdzić swoje zatrudnienie od początku kariery zawodowej. Wbrew pozorom na ten ostatni element ogromny wpływ mają nasi pracodawcy poprzez sposób, w jaki przechowują dokumentację pracowniczą.
Dokumentacja pracownicza - przechowywanie | Co zrobić, aby zwiększyć swoją emeryturę?
Pracownicy, którzy rozpoczęli działalność zawodową po 1999 roku, są w dość komfortowej sytuacji, ponieważ dane o wysokościach ich wynagrodzeń, niezbędne do wyliczenia wysokości wynagrodzenia, są zarchiwizowane w odpowiednich elektronicznych bazach. Większość przechodzących dzisiaj na emeryturę pracę rozpoczęła znacznie wcześniej. W takim przypadku, jeżeli pracowałeś przed 1999 rokiem, musisz dotrzeć do dokumentacji osobowo-płacowej z tego okresu i dostarczać do ZUS dokumenty potwierdzające okresy ubezpieczenia oraz wysokość zarobków za tamten czas.
To od tej dokumentacji zależy prawidłowe wyliczenie należnego pracownikowi świadczenia emerytalnego. Brak przynajmniej części dokumentacji oznacza dla pracownika bardzo wymierną stratę. Jeśli takiej dokumentacji brakuje, za podstawę wymiaru składek zostanie przyjęta kwota minimalnego wynagrodzenia, co w praktyce oznacza znacznie niższą emeryturę niż ta, która w rzeczywistości należy się osobie ubiegającej się o konkretne świadczenie. Dlatego tak ważne jest, by dysponować kompletną dokumentacją dotyczącą zarobków otrzymywanych przez lata. Nie zawsze jest to jednak proste…
Wyzwania dla pracowników i pracodawców
Brak możliwości udokumentowania podstawy świadczenia emerytalnego przez niewłaściwe przechowywanie dokumentacji lub jej brak ogranicza pełną realizację uprawnień do świadczeń emerytalno-rentowych za pracę w tym okresie w nieistniejących już zakładach pracy. Teoretycznie pracodawcy powinni we własnym zakresie uporządkować i udostępniać każdemu pracownikowi stosowne dokumenty, tzw. RP7, lub jeżeli zakończyli działalność, przekazać dokumentację kadrową do specjalnych archiwów. To obowiązek pracodawców, niestety jednak nie wszyscy o nim pamiętają lub nie wiedzą, w jaki sposób właściwie taką dokumentację zabezpieczyć. Teoretycznie dokumentacja sprzed reformy emerytalnej z 1999 roku miała trafić do specjalnych archiwów powstających już od lat 90. Niestety w praktyce, jak pokazują skargi płynące m.in. do Rzecznika Praw Obywatelskich, spora część tej dokumentacji nie była przechowywana z należytą starannością lub po prostu zaginęła… Niestety konsekwencje tego stanu rzeczy spadają na obecnych i przyszłych emerytów.
Mniejsze i większe problemy
Pracownicy firm, które dopuściły się zaniedbań dotyczących właściwego przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej, muszą się liczyć ze sporymi utrudnieniami w ustaleniu wysokości emerytury. Problemem jest często nie tylko dostęp do dokumentacji, lecz także to, że jest ona nieuporządkowana, źle przechowywana, a przez to często zniszczona i niekompletna. Jeszcze trudniejsza sytuacja dotyczy pracowników firm, które już nie istnieją, a ich właściciele nie zadbali o przekazanie dokumentacji do ośrodków zajmujących się profesjonalnym przechowywaniem tego typu dokumentacji.
Co można zrobić w takiej sytuacji?
Należy zwrócić się o pomoc do naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych lub (a w wielu przypadkach dobrze jest to zrobić równolegle) do marszałka województwa, w którym mieściła się siedziba pracodawcy. Organy te nadzorują podmioty gospodarcze prowadzące działalność przechowalniczą dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych firm i dysponują informacjami o losach dokumentacji firm, które zakończyły swoją działalność.
To marszałek województwa jako organ nadzorczy wobec przechowawców dokumentacji osobowo-płacowej wydaje decyzje zezwalające konkretnym firmom na przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej, przeprowadza okresowe kontrole warunków wykonywania przez nie działalności, wydaje decyzje nadzorcze, gdy naruszane są zasady przechowywania dokumentacji archiwalnej, a także podejmuje decyzje mające na celu przejęcie dokumentacji do dalszego przechowywania.
Okres przechowywania akt - ważne zmiany
Ostatnie lata przyniosły wiele istotnych zmian w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej. Dla pracowników, którzy rozpoczęli pracę po 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji płacowej został skrócony do 10 lat. Dla zatrudnionych po 1.01.2019 roku możliwe jest także prowadzenie dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. To rozwiązanie, które jest korzystne dla obu stron procesu. Pracodawcy mogą dzięki temu zmniejszać fizyczną przestrzeń przeznaczoną na archiwa, a całą dokumentację gromadzić w formie Elektronicznej Teczki Osobowej (ETO). Rozwiązanie to sprawdza się, gdyż ma bardzo wiele korzyści: daje pełny dostęp do dokumentacji pracowniczej z każdego miejsca (co ułatwia pracę zdalną działu personalnego), wpływa pozytywnie na szybsze jej przeszukiwanie i odnajdywanie potrzebnych informacji, a także minimalizuje ryzyko zagubienia tak ważnych dla świadczeń emerytalnych dokumentów. Pracownicy również zyskują dzięki temu rozwiązaniu, ponieważ mają ułatwiony dostęp do potrzebnych im dokumentów oraz mają gwarancję, że wszystkie dokumenty płacowe są bezpiecznie przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych - rada dla pracodawców
Zanim przekażesz dokumentację swoich pracowników do archiwum zewnętrznego, upewnij się, że twój przyszły usługodawca gwarantuje spełnienie wszystkich norm dotyczących przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej i posiada zaświadczenie o wpisie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. W ten sposób zapewnisz swoim pracownikom możliwość dotarcia o dokumentacji sprzed 1999 roku, a tym samym uchronisz ich przed ryzykiem błędnego wyliczenia wysokości emerytury czy renty. Pracodawcy z kolei umożliwi to zwolnienie przestrzeni biurowej. W przypadku zamknięcia działalności zaś da gwarancję dopełnienia wszystkich niezbędnych obowiązków wobec byłych pracowników i ograniczenie potencjalnych roszczeń z ich strony. Pamiętaj, że zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentacja pracownicza tego typu powinna być przechowywana przez okres co najmniej 50 lat.
Archiwizacja akt osobowych z Rhenus Office
Chcesz dowiedzieć się, jak profesjonalnie zabezpieczyć papierową dokumentację pracowniczą sprzed 1999 roku? Szukasz nowych efektywnych i bezpiecznych rozwiązań dla prowadzenia dokumentacji pracowników zatrudnianych obecnie? Skontaktuj się z naszymi specjalistami i wprowadź model archiwizacji, który zagwarantuje bezpieczeństwo Tobie i Twoim pracownikom.
Jacek Szymczyk
Kierownik ds. Klienta Strategicznego
Telefon: 607 801 606
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Jacek Szymczyk