Firmy i przedsiębiorcy zobowiązani wobec przepisów regulowanych poprzez ustaw, muszą stawić czoła wielu wymogom prawnym. Jednym z nich przestrzeganie okresów przechowywania dokumentów. Jakie obowiązki prawo nakłada na przedsiębiorców w tej kwestii?
Jak długo przechowywać dokumentację medyczną
Dokumentacja medyczna nie jest jedynie zapisem choroby i procesu leczenia. Dla pacjenta, jak i lekarzy prowadzących ma ona szczególne znaczenie w przypadku ponownego leczenia. Jest ona również potrzebna w kwestiach około zdrowotnych, np. podczas ubiegania się o rentę czy do potwierdzenia niezdolności do pracy po przebytej chorobie.
Większość dokumentów medycznych (jak kartoteki, wyniki badań) musi być przetrzymywana przez 20 lat, a termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonaniu ostatniego wpisu do karty pacjenta. Dokumentacja medyczna może zatem być przechowywana nawet ponad 20 lat, jeśli pacjent nadal leczy się w danym gabinecie.
Istnieją jednak dokumenty o innych okresie przechowywania. Przykładowo, już po 5 latach można zniszczyć lekarskie zalecenia lub skierowania na badania, a po 10 latach zdjęcia rentgenowskie znajdujące się poza dokumentacją wewnętrzną. Jednocześnie okres przechowywania dokumentów jest przedłużony do 30 lat w przypadku zgonu na wskutek obrażeń ciała lub zatrucia. Oprócz tego, przez 22 lata powinny być przechowywane dokumenty medyczne dziecka poniżej 2-go roku życia. Po zakończeniu okresu przechowywania, dokumenty medyczne powinny zostać zniszczone w sposób poufny - czyli bez możliwości poznania danych pacjentów i informacji dotyczących ich zdrowia.
Okres przechowywania dokumentów księgowych i bankowych - Jak długo trzymać rachunki?
Do obowiązków przedsiębiorców oprócz fakturowania i rozliczeń podatkowych należy także właściwe przechowywanie dokumentów księgowych. Jeśli firma korzysta z profesjonalnej obsługi księgowej, nie powinno być problemów z dotrzymaniem ustalonych tutaj terminów. Trudniejsze zadanie stoi przed przedsiębiorcami, którzy rozliczają się samodzielnie – zatem jak długo takie podmioty powinny przechowywać dokumentacje księgowa lub bankową?
Jeżeli chodzi o dokumenty księgowe i bankowe, okresem przechowywania zdecydowanej większości jest 5 lat. Przykładowo przez tyle czasu powinny być przechowywane: księgi podatkowe, dokumentacja o wybranym sposobie prowadzenia rachunkowości, dokumenty inwentaryzacyjne, dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, kredytów i pożyczek (licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacja została rozliczona), a także bankowe dyspozycje, pełnomocnictwa, rejestry sesji, potwierdzenia zawartych transakcji, kopie dokumentów depozytowych oraz zawarte z klientami umowy na świadczenie usług bankowych i maklerskich.
Ile lat przechowywać dokumenty kadrowe i płacowe? Jak długo przechowywać dokumenty zus?
Każdy pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumenty kadrowe i płacowe przez określony czas. Nieprzestrzeganie przepisów w tej kwestii traktowane jest jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, czego konsekwencją dla pracodawcy może być obowiązek zapłaty grzywny nawet do 30 000zł.
Dla pracodawcy przechowywanie dokumentów kadrowych i płacowych stanowi duże wyzwanie, z uwagi na to, że okres archiwizacji zależy od rodzaju dokumentu. Przez inny czas zatem przechowywać należy dokumentację pracowniczą, ZUS czy dokumenty podatkowe.
W zakresie dokumentacji kadrowo-płacowej, najdłużej - bo przez 50 lat - powinny być przechowywane dokumenty mogące decydować o świadczeniach (emerytalnych, rentowych) - w tym listy płac, karty wynagrodzeń. Dodatkowo temu terminowi podlegają również: akta osobowe, karty personalne, wykazy imienne. Przez 25 lat przechowuje się regulaminy pracy i siatki płac, dochodów, stawek. Kopie pism o przyznanych nagrodach posiadają okres przechowywania 10 lat, zaś listy i karty urlopowe 2 lata.
Biorąc pod uwagę stosunkowo długie okresy przechowywania (najczęściej od 5 do 50 lat), ilość dokumentów może przekraczać możliwości archiwizacyjne w danej jednostce - szpitalu, banku czy przedsiębiorstwie.