Bezpieczeństwo danych to kwestia fundamentalna w przypadku niszczenia dokumentów. Nie bez powodu więc profesjonalne i odpowiedzialne firmy świadczące tego typu usługi cały czas inwestują w rozwiązania pozwalające zachować pełną kontrolę nad każdym etapem procesu. W Rhenus Data Office jednym w kluczowych elementów systemu bezpieczeństwa są barkody i obsługująca je aplikacja MWA.
Czego oczekują od nas klienci?
Klienci zainteresowani usługą niszczenia dokumentów przede wszystkim oczekują od usługodawcy zagwarantowania w pełni bezpiecznego serwisu od momentu odbioru do ostatecznej utylizacji. Chcą mieć pewność, że przekazanie dokumentów zewnętrznej firmie nie będzie wiązać się z ryzykiem wycieku danych, a dokumenty zostaną zniszczone maksymalnie szybko i poufnie. W Rhenus Data Office staramy się możliwie jak najlepiej odpowiedzieć na tę potrzebę dlatego zaprojektowaliśmy cały proces tak, aby był spójny i transparentny na każdym etapie.
Stosujemy zabezpieczenia fizyczne, takie jak:
- zanonimizowane pojemniki zamykane na klucz, który w momencie ich odbioru zatrzaskiwany jest w środku pojemnika,
- monitorowane i odpowiednio zabezpieczone instalacje niszczące z wydzielonymi strefami dostępu.
Dodatkowo podejmujemy szereg działań organizacyjnych takich jak:
- wdrożone i testowane plany BCP umożliwiające zachowanie ciągłości działania nawet w najbardziej kryzysowych sytuacjach,
- audyty wewnętrzne i zewnętrzne, które pozwalają na bieżąco kontrolować przebieg procesów,
- normy #ISO27001 oraz #ISO9001 wpływające na każde podejmowane przez nas działanie.
Ponadto posiadamy najwyższą na rynku polisę ubezpieczeniową OC o wartości 10 000 000 zł. To bardzo ważne składowe całego procesu niszczenia dokumentów.
Nadal jednak pozostaje pytanie jak zagwarantować klientom wiarygodny system jego kontroli. W tym właśnie pomagają nam barkody i aplikacja MWA.
Po co nam barkody i system MWA?
Barkody umieszone są na każdym z naszych pojemników, w których przewozimy odebrane od klienta dokumenty oraz na tych pojemnikach, które w ramach usługi abonamentowej pozostawiamy u klienta. Barkody to jedyny element identyfikacyjny znajdujący się na pojemnikach. To celowe działanie prowadzące do ich zanonimizowania, tak aby osoba postronna nie mogła pozyskać informacji o tym, jakiej firmy dokumenty są w nich przewożone. Barkod to kod kreskowy, w którym zaszyfrowane są wszystkie niezbędne dla nas informacje: o tym, do jakiej firmy został przypisany pojemnik, kiedy opuścił halę niszczarni, kiedy został dostarczony do klienta, kiedy odebrano w nim dokumenty, kiedy dotarły na instalacji niszczącej i w końcu kiedy zostały zniszczone.
Drugim niezbędnym ogniwem systemu monitorującego jest program komputerowy MWA, który składa się z aplikacji serwerowej dostępnej przez przeglądarkę www oraz aplikacji mobilnej zainstalowanej na kolektorach danych z systemem Android. Kolektor danych to urządzenie bardziej zaawansowane niż czytnik kodów kreskowych. Pozwala on nie tylko odczytać dany barkod, ale i zapisać zakodowane informacje w ogólnej bazie danych oraz w pamięci samego urządzenia. Aplikacja MWA pozwala rejestrować wszystkie zdarzenia wykonywane na pojemnikach. Kierowca odbierający pojemnik od klienta lub osoba przyjmująca go do niszczarni skanuje barkod, a następnie zapisuje na kolektorze informacje o wykonanej akcji, jednocześnie są one przesyłane na serwer. Pomiędzy serwerem a kolektorami transmisja danych odbywa się przez dedykowany i odpowiednio zabezpieczony tunel transmisyjny. Głównymi użytkownikami tej aplikacji są pracownicy hali oraz kierowcy-konwojenci. Dzięki ich codziennej pracy wspomaganej przez kolektory wszystkie działania z udziałem pojemników odnotowane są w systemie na bieżąco.
MWA pozwala nam nie tylko na efektywne zarządzanie obrotem pojemników, lecz również daje szczegółowe informacje klientom. Zyskują oni wiedzę o tym co działo się z ich dokumentami począwszy od załadunku, poprzez transport i dostarczenie pełnych pojemników do instalacji niszczącej, kończąc na ich opróżnieniu w niszczarni.
Oba składniki systemu pozwalają efektywnie kontrolować kolejne etapy podróży pojemnika z dokumentami. Aplikacja MWA dostępna przez przeglądarkę internetową pozwala na import oraz export danych oraz podgląd wszystkich zdarzeń wykonanych kolektorami danych. Głównymi użytkownikami aplikacji dostępnej z poziomu przeglądarki są kierownicy, oraz pracownicy działu logistyki i dyspozycji. W ten sposób możemy prześledzić cały proces oraz wykonać różnego rodzaju raporty np. zlokalizować miejsce w którym stoi konkretny pojemnik. Na podstawie danych z MWA jesteśmy także w stanie wystawić klientowi certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentów. Dokumenty te wystawiane są jedynie na bazie sprawdzonych informacji pochodzących z systemu MWA, na którym pracuje cały zespół Rhenus Data Office. To między innymi MWA pozwala zagwarantować naszym klientom maksymalną transparentność procesu i pewność kontroli nad dokumentami aż do ich zniszczenia.
Czego możesz oczekiwać od idealnego dostawy usług niszczenia dokumentów?
Klient ma prawo oczekiwać od usługodawcy przede wszystkim gwarancji bezpieczeństwa. Przestrzeganie norm ISO, standardów pracy, tworzenie planów BCP oraz wiele innych działań może znacząco podnieść poziom świadczonych usług. Najważniejsza jest jednak kontrola nad tym, co dzieje się z odebranymi przez kierowcę dokumentami. Pod tym względem barkody i system MWA to rozwiązanie bardzo efektywne, ponieważ pozwala na wygodne śledzenie wszystkich pojemników przy jednoczesnej ochronie danych klientów (dostęp do MWA mają jedynie upoważnieni pracownicy). W ten sposób spełnione są najwyższe gwarancje bezpieczeństwa danych.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zabezpieczeniach, jakie stosujemy w Rhenus Data Office dla zachowania najwyższych standardów obsługi i gwarancji bezpieczeństwa dokumentów, skontaktuj się z naszymi ekspertami. Z chęcią odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.