Rewolucja cyfrowa potrzebowała impulsu. Nieoczekiwanie dla wszystkich w 2020 roku sygnał do masowej digitalizacji dała pandemia Covid-19. Wymusiła ona wręcz na wielu przedsiębiorcach podjęcie działań z zakresu cyfryzacji. Dlaczego więc według najnowszych badań aż 70% digitalizacji nadal kończy się fiaskiem?
Nikt nie ma wątpliwości, że dzisiaj digitalizacja biznesu to konieczność. Niemniej równie dużo firm nadal ucieka przed tą perspektywą, a spora część z tych, które w wyniku Covid-19 podjęły decyzję o digitalizacji, procesu tego nie ukończyły. Oczywiście nie brakuje przykładów pozytywnych, z sukcesem przeprowadzonej strategii cyfryzacji, która otwiera nowe perspektywy biznesowe. Niestety jednak według badania McKinsey opublikowanego pod koniec 2020 roku, a więc uwzględniającego już perspektywę covidową, aż 70% digitalizacji w Polsce kończy się niepowodzeniem. Według tego samego badania aż 60% problemów doprowadzających do fiaska procesu, tkwi w wewnętrznych strukturach firmy. Przeszkody te można więc usunąć, zminimalizować lub zastosować inne rozwiązanie.
Zainteresowanie digitalizacją stale rośnie, od 2020 roku coraz bardziej dynamicznie. Odbiór digitalizacji jako rozwiązania także jest coraz lepszy, i to także wśród pracowników (co ważne, ponieważ jak się okazuje to m.in. ich brak przekonania do całego procesu przyczyniał się do wielu niepowodzeń w obszarze cyfryzacji). Zainteresowanie digitalizacją widać przedsiębiorstwach z wielu branż zarówno w obszarze działań front officowych np. w działach sprzedaży przy cyfrowym podpisywaniu umów z klientami, jak i back officowych np. w działach human resources w zakresie cyfryzacji teczek osobowych czy też w księgowości przy digitalizacji i pozyskiwaniu danych z faktur. Bardzo widoczna jest potrzeba zdalnego realizowania działań w trybie coraz bardziej powszechnej pracy hybrydowej. Wiele firm przekonało się, że cyfrowe narzędzia nie tylko ułatwiają pracę zdalną, pozwalają zachować ciągłość w komunikacji z klientem, lecz także otwierają nowe perspektywy biznesowe. Aby jednak marzenie o digitalizacji stało się faktem, a cała inicjatywa nie rozbiła się o skały, jakimi są brak specjalistów i sprzętu, brak przekonania do całego procesu w zespole, niedostosowanie strategii, koniecznie sprawdź kilka naszych podstawowych rad. Jako Rhenus Data Office nie tylko świadczymy usługi z zakresu digitalizacji, lecz także wspieramy naszych klientów w odpowiednim przygotowaniu się do tego procesu, stworzeniu strategii oraz wyborze odpowiednich rozwiązań. Pozwól, że pomożemy i tobie.
3 kroki, które mogą Cię uchronić przed porażką
-
Dowiedz się, czego potrzebujesz
Już na przełomie 2019 i 2020 roku ICAN Management Review zwracał uwagę, że jednym z najważniejszych czynników zmieniających funkcjonowanie firm będzie automatyzacja i robotyzacja procesów biznesowych. Niestety w Polsce nadal robotic process automation to dla wielu nawet dużych firm nieznane narzędzie. Okazuje się, że jeśli pracujesz na dużych ilościach danych, niezbędne jest przyspieszenie ich pozyskiwania oraz analizy. Dlatego wdrożenie rozwiązań z zakresu RPA może okazać się kluczowe dla twojego biznesu. Dzięki automatyzacji firma, szczególnie w dobie pandemii Covid-19, może zyskać tak cenną obecnie elastyczność i zdolność dostosowywania się do zmieniających się oczekiwań klienta, jak i środowiska biznesowego.
Nie każdy jednak potrzebuje tak zaawansowanych narzędzi. Dla wielu polskich małych i średnich firm wyzwaniem, z którym mierzą się obecnie, jest wprowadzenie efektywnego dostępu do danych przy pracy zdalnej i odpowiednie zabezpieczenie stopniowo zdigitalizowanych dokumentów. Niektórzy stoją dopiero przed pierwszym etapem digitalizacji, jakim jest zeskanowanie potrzebnych w codziennej pracy dokumentów, stworzenie profesjonalnego e-archiwum, wprowadzenie elektronicznej teczki osobowej oraz innych, stosunkowo prostych narzędzi z zakresu cyfryzacji, jaki choćby OCR faktur.
Z bardzo szerokiego spektrum usług z zakresu digitalizacji, musisz wskazać te, których wdrożenie w tym konkretnym momencie jest najistotniejsze, przyniesienie najwięcej korzyści. Warto jednak spróbować wybiec dalej w przyszłość i zaprojektować sobie ścieżkę przejścia przez proces digitalizacji. W takim przypadku wybierając poszczególne usługi, będziesz uwzględniał również to, na jakie dalsze kroki pozwoli ci wdrożenie konkretnego rozwiązania. Nie zawsze jednak wewnętrzna perspektywa ci wystarczy. Jeśli masz poczucie, że nie do końca jesteś w stanie samodzielnie wypracować strategię digitalizacji, skorzystaj z doradztwa ekspertów z zewnątrz. Pomoże ci to nie tylko we wskazaniu kluczowych punktów digitalizacji, ale i uzasadnieniu (np. przed zarządem) potrzeby ponoszenia kosztów związanych z wdrożeniem. Według raportu McKinsey - https://www.mckinsey.com/pl/our-insights/digital-challengers-raport Polska może okazać się europejskim gamechangerem w zakresie gospodarki cyfrowej, jeśli utrzymamy obecny trend wzrostu. W okresie od stycznia do maja 2020 roku, rozwój gospodarki cyfrowej w Polsce gwałtownie przyspieszył i był 2,5-krotnie wyższy niż średni wzrost w poprzednich dwóch latach i osiągnął poziom 18,4. Żeby utrzymać ten trend kolejne przedsiębiorstwa muszą uwierzyć w możliwość podniesienia swojej konkurencyjności na rynku dzięki przemyślanej strategii cyfryzacji oraz zdobyć umiejętność właściwego wyboru efektywnych narzędzi i rozwiązań informatycznych.
-
Przyjrzyj się swoim zasobom
Nawet najlepszego planu digitalizacji nie wykonasz sam. Potrzebujesz do tego odpowiedniego zespołu ludzi, a także sprzętu. Brak odpowiednich zasobów w stosunku do projektowanej strategii cyfrowej to jeden z najczęstszych powodów niepowodzenia inwestycji. Według badania Avenda Poland mimo dynamicznego wzrostu zainteresowania digitalizacją, tylko 18% firm zwiększyło wydatki na nowoczesne technologie. Stale rosną natomiast oczekiwania w stosunku do działów IT. Są one nieporównywalnie bardziej obłożone pracą niż wcześniej. Z kolei spora część pozostałych pracowników, szczególnie w mniejszych przedsiębiorstwach, które do tej pory w bardzo ograniczony sposób korzystały z digitalizacji, nie rozumie właściwie, jakie korzyści przynieść ma ta szeroko zakrojona rewolucja. Brak zrozumienia przekłada się natomiast na mniejsze zaangażowanie, a to z kolei przyczynia się do piętrzących się problemów z wdrażaniem konkretnych rozwiązań.
Przeglądając swoje zasoby, powinieneś zwrócić więc uwagę na dwa aspekty. Po pierwsze, czy z tym zespołem i sprzętem, jakim dysponujecie, jesteście w stanie samodzielnie przeprowadzić zaplanowaną cyfryzację. Ewentualnie, czy dostrzeżone braki można stosunkowo szybko usunąć, zatrudniając dodatkowych specjalistów i kupując sprzęt. Już na tym etapie warto zastanowić się, czy samodzielna cyfryzacja się firmie opłaca. Druga sprawa to budowanie świadomości wśród pracowników, wskazywanie korzyści, przejrzysta komunikacja dotycząca celów, rozwiązań, zalet płynących z wdrożenia. Jeśli zespół nie zaangażuje się w zmiany, na nic one się zdadzą. Jeśli jednak postawisz na wspólne tworzenie rozwiązań, przedstawisz pracownikom indywidualne korzyści płynące z digitalizacji dla ich konkretnego stanowiska pracy i dalszego rozwoju, możesz liczyć, że proces przebiegnie znacznie sprawniej, ponieważ towarzyszyć mu będzie wiara i zaangażowanie ze strony zespołu
-
A może outsourcing?
Mało kto wierzy już dzisiaj, że zwrot w kierunku cyfryzacji można przeprowadzić bezkosztowo. Wymaga ona zaangażowania nie tylko środków finansowych (choćby na zakup sprzętu i oprogramowania), lecz także zasobów ludzkich (niezbędni są tutaj specjaliści nie tylko od IT, ale np. i od cyberbezpieczeństwa). Wielu firm po prostu nie stać na ten moment na samodzielne przeprowadzenie takiej inwestycji. Warto jednak zwrócić się w stronę outsourcingu tego typu usług. Rynek BPO/SSC w Polsce rośnie bardzo dynamicznie, natomiast korzystają z niego przede wszystkim zagraniczne korporacje. Może czas wykorzystać ten potencjał do własnych celów. W tym kontekście ograniczanie przez spółki korzystania z usług konsultingowych (41%) czy zewnętrznych usług IT (34%), nie wydaje się rozsądnym posunięciem. Outsourcing w kontekście digitalizacji ma wiele plusów.
-
Nie inwestujesz w sprzęt albo wydatki te są zminimalizowane.
-
Ograniczasz wydatki związane z oprogramowaniem.
-
Korzystasz z profesjonalnej obsługi, a jednocześnie odciążasz swoich pracowników, którzy mogą zająć się zadaniami kluczowymi dla rozwoju firmy.
-
Korzystasz ze specjalistycznej wiedzy ekspertów w zakresie digitalizacji, możesz liczyć na wsparcie nie tylko na etapie wdrożenia i codziennej obsługi, lecz także samego projektowania strategii i doboru kluczowych dla transformacji cyfrowej rozwiązań.
Eksperci Rhenus Data Office cały czas są do dyspozycji i zawsze możesz skorzystać z ich wiedzy. Samodzielne wdrożenie digitalizacji w podstawowym zakresie czy też zaawansowanej sieci narzędzi cyfrowych zawsze wiąże się z niemałymi kosztami – zarówno stricte finansowymi, jak i zaangażowaniem po stronie klienta. Dzięki przemyślanej strategii, odpowiednim doborze rozwiązań i outsourcingu całości lub części usług, koszty te można zredukować. Przede wszystkim jednak outsourcing zmniejsza znacznie ryzyko porażki, pozostawienia niedokończonych rozwiązań i niemożliwości ich efektywnego wykorzystania.
Skorzystaj z naszej pomocy, skontaktuj się z ekspertami Rhenus Data Office i z powodzeniem zrealizuj swoje biznesowe plany.