Nie możesz znaleźć potrzebnych Ci dokumentów, nie panujesz nad rosnącą ilością dokumentacji? Twoje szafy po brzegi zapełniły się dokumentami i nie masz miejsca na przechowanie nowych? Nie wiesz, co możesz zniszczyć, a co jeszcze powinieneś przechowywać? Zastanawiasz się, czy warto zainwestować w przygotowanie nowego archiwum? Wszystkie te argumenty razem, ale i każdy z osobna, przemawiają za skorzystaniem z usługi archiwum zewnętrznego. Niezależnie, czy do tego kroku skłania Cię ekonomia, troska o bezpieczeństwo danych czy chęć odciążenia pracowników, przygotuj się właściwie do przekazania swoich wrażliwych danych, a przede wszystkim świadomie wybierz swojego partnera.
DLACZEGO ODDAJEMY DOKUMENTY DO ARCHIWUM ZEWNĘTRZNEGO?
Wprost z przepisów prawa wynika, że dokumenty firmowe muszą być przechowywane w oryginale często przez wiele lat. Konkretne ustawy i rozporządzenia precyzyjnie regulują, jakie dokumenty muszą być przechowywane i ile wynoszą okresy przechowywania konkretnych dokumentów. Jednak ze względu na to, że każde archiwum jest nieco inne (w firmach powstają odmienne typy dokumentów), niezbędne staje się określenie szczegółowych procedur postępowania z nimi. Wiele firm nigdy nie stworzyło zasad niezbędnych do efektywnej obsługi własnego archiwum, a mimo tego prowadzi swoje archiwa (najczęściej w siedzibie firmy), co prowadzić może do różnych problemów. Dlaczego tak się dzieje? Każdy przedsiębiorca, szef firmy czy działu musi sam sobie odpowiedzieć na to pytanie.
Wieloletnie doświadczenie współpracy z bardzo różnymi klientami pozwala nam wskazać co najmniej kilka kluczowych czynników wpływających na decyzję o rozpoczęciu współpracy z zewnętrznym usługodawcą.
- Najczęściej do wydania dokumentów do archiwum zewnętrznego skłania bałagan w dokumentacji, który uniemożliwia znalezienie potrzebnych danych. Zdarza się, że dokumenty giną. Bardzo często nie ma przypisanej konkretnej osoby opiekującej się archiwum, co zasadniczo utrudnia utrzymanie porządku i efektywny nadzór nad jego funkcjonowaniem. Jeśli natomiast jest w firmie tylko jedna taka osoba, to w momencie jej odejścia na zwolnienie lekarskie, urlop lub rozwiązania umowy, razem z nią często bezpowrotnie znika cała wiedza o dokumentach zgromadzonych w archiwum.
- Kolejnym argumentem na rzecz przekazania dokumentów do archiwum zewnętrznego jest brak miejsca i chęć uwolnienia przestrzeni biurowej. Doskonale zdajesz sobie sprawę, że przestrzeń w firmie jest ograniczona i pozyskanie nowej powierzchni na rozrastające się archiwum wiąże się z poważnymi wydatkami na czynsz, infrastrukturę techniczną oraz pracowników obsługi, a samo wykorzystanie przestrzeni będzie mało ekonomiczne (w końcu na początku kolejne dokumenty zajmą jedynie kilka procent całej wydzielonej przestrzeni).
- Nierzadko zdarza się również, że sytuacje losowe np. zalanie dokumentów zwracają uwagę właścicieli firm na nieodpowiednie zabezpieczenie archiwum. Przyczyn takich incydentów należy doszukiwać się w zbyt małej wiedzy związanej z prowadzeniem archiwum lub jej lekceważeniem. Negatywnymi przykładami takich sytuacji może być fakt lokowania archiwów na strychach czy też w piwnicach budynków lub innych obiektach gospodarczych zupełnie nieprzygotowanych do realizacji funkcji archiwum. Dopiero po takim przykrym wydarzeniu, najczęściej związanym z koniecznością poniesienia sporych wydatków na osuszanie dokumentów, wielu przedsiębiorców decyduje się wydać dokumenty w bezpieczne, strzeżone miejsce.
Ekonomia, troska o bezpieczeństwo, ograniczone możliwości przestrzenne, brak wykwalifikowanych w dziedzinie archiwizacji pracowników lub sytuacje losowe – wszystko to prędzej czy później kieruje uwagę w stronę archiwum zewnętrznego. Jeśli firma posiada spisane zasady w postaci instrukcji kancelaryjnej wówczas przekazanie dokumentacji i dalsze zarządzanie nią przez zewnętrznego dostawcę jest stosunkowo proste.
WSPÓŁPRACA BLIŻSZA NIŻ CI SIĘ WYDAJE
Przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym to rozwiązanie, na które decydują się nie tylko duże, lecz także średnie i małe firmy. Przekazanie dokumentacji w ręce profesjonalistów gwarantuje ich bezpieczeństwo, ochronę, a przede wszystkim przyczynia się do odzyskania miejsca w firmowym biurze i uwalnia Cię od konieczności poszukiwania osoby, która otoczy dokumentację firmową odpowiednią opieką: zaprowadzi w niej porządek, skataloguje, określi zasady postępowania z dokumentami powstającymi w poszczególnych działach, a co ważniejsze będzie nadzorowała ich przestrzeganie przez pracowników. Większość firm potrzebuje możliwie regularnej obsługi: niektóre dokumenty trzeba regularnie dostarczyć w oryginale do siedziby firmy, inne wystarczy okazjonalnie udostępnić w formie skanu. Zawsze jednak po pewnym czasie część dokumentów zdezaktualizuje się i będzie je można bezpiecznie zniszczyć, lecz z czasem pojawią się kolejne nowe, które trzeba będzie przechowywać w archiwum.
Dlatego o ile niszczenie dokumentacji może być traktowane jako jednorazowa usługa, o tyle prowadzenie obsługi archiwum przez zewnętrznego dostawcę to długofalowa relacja łącząca dwa podmioty. To sprawia, że konieczny jest znacznie bliższy kontakt między firmą oddającą dokumenty i dostawcą usługi, który prowadzi archiwum zewnętrzne. Taka ścisła współpraca z partnerem biznesowym wymaga bardzo precyzyjnego określenia wzajemnych wymagań, warunków współpracy i obowiązujących w jej ramach zasad. W związku z powyższym konieczne jest podpisanie stosownej umowy o współpracy. Dodatkowo należy przyjąć, że każda firma posiada dokumentację pracowniczą zawierającą dane osobowe, co z kolei obliguje do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych ze względu na przepisy RODO.
JAK POKONAĆ BARIERĘ?
Przechowywanie danych w archiwum zewnętrznym to z punktu widzenia finansowego, organizacyjnego czy logistycznego pożądane, a dla niektórych firm wręcz niezbędne rozwiązanie. Często jednak właściciele rozważający skorzystanie z tego typu usługi mają obawy o poziom bezpieczeństwa i koszty takiego rozwiązania. Odpowiedzią na powyższe wątpliwości jest dobre przygotowanie się do wyboru partnera biznesowego, który będzie autentycznym doradcą. Usługodawca, który posiada stosowną wiedzę i doświadczenie, pomoże nam w doborze najbardziej dopasowanego rozwiązania do obsługi dokumentacji, która na co dzień powstaje w różnych działach naszej firmy. Możemy samodzielnie lub z wybranym dostawcą usług archiwizacyjnych dokonać analizy zgromadzonych dokumentów i ustalić, ile ich posiadamy, czy będziemy z nich często korzystać i w jakiej formie powinny być dostarczane (w oryginale, czy też wystarczy nam ich elektroniczna wersja). Należy również rozważyć, czy jakaś część dokumentacji nie mogłaby podlegać digitalizacji ze względu na częstotliwość korzystania z niej wielu pracowników jednocześnie np. w terenie na urządzeniach mobilnych. Pewne rodzaje dokumentacji, która musi być przechowywana przez wiele lat (np. dokumentacja techniczna lub dokumentacja pracownicza), są szczególnie narażone na ryzyko uszkodzenia lub zagubienia. Wówczas dla bezpieczeństwa również należy rozważyć możliwość digitalizacji. Dodatkowo powinniśmy ustalić, czy jakaś część zgromadzonych dokumentów nie powinna być już zniszczona.
POLICZ WSZYSTKO DOKŁADNIE
Uwzględniając już samą oszczędność miejsca w firmowym biurze, zwolnienie z konieczności zatrudnienia pracownika dedykowanego do obsługi archiwum oraz rezygnację z wydatków na wyposażenie i zabezpieczenie archiwum, można obliczyć, że oszczędności związane z przeniesieniem dokumentacji do archiwum zewnętrznego mogą sięgnąć około 30%. Co równie ważne pojawia się szereg zmian jakościowych, które podnoszą efektywność pracowników w trakcie wykonywania standardowych obowiązków np. związanych z obsługą klientów lub poprawiających kooperację pomiędzy działami w firmie przy jednoczesnym wzroście zadowolenia z wykonywania powierzonych zadań. Nie bez znaczenia jest też fakt zamiany kosztów stałych związanych z samodzielnym prowadzeniem archiwum na koszty zmienne, gdy zostanie ono przeniesione do zewnętrznego usługodawcy. Płacisz adekwatnie do rzeczywiście wykorzystywanych zasobów archiwum, a dodatkowo możesz elastycznie zwiększać swoje potrzeby.
Rodzaj przechowywanej dokumentacji wpływa na sposób obsługi archiwum a ten bezpośrednio przekłada się na opłaty za świadczone usługi. Nieco innego postępowania wymaga dokumentacja kadrowa, medyczna, finansowa czy techniczna. Na koszty utrzymania archiwum składają się przede wszystkim opłaty wynikające z liczby przechowywanych pudeł archiwizacyjnych (dlatego tak ważne jest przeciwdziałanie niekontrolowanemu rozrostowi dokumentacji, o czym poniżej), oraz bieżące opłaty związane z wypożyczeniem dokumentów, ich skanowaniem i wysyłką, które to zadania pracownicy Rhenus Office Systems Poland wykonują na zlecenie firmy.
Obawy dotyczące wysokich kosztów przechowywania dokumentów w archiwum zewnętrznym usługodawcy są w wielu przypadkach nieuzasadnione. Trzeba jednak na początku zadbać o uwzględnienie pełnego kosztu kontraktu. Zdarza się bowiem, że firmy proponują bardzo niskie koszty przejęcia dokumentów do archiwum tj. darmowe kartony archiwizacyjne, bezpłatny odbiór dokumentów z siedziby firmy i ich indeksacja. Taki sposób przyjmowania dokumentów pozornie wydaje się bardzo atrakcyjny, lecz koszty związane z zamknięciem takiego kontraktu okazują się wyjątkowo bolesne. Dlaczego tak się dzieje? Rozpoczęcie współpracy i związane z tym opłaty za zakup kartonów archiwizacyjnych ich transport do archiwum oraz koszty indeksacji istnieją cały czas, lecz ich przeniesienie na koniec kontraktu ma osłabić ich znaczenie i wagę podczas podejmowania decyzji przez nieświadomego klienta. Czasami zdarza się, że są one ukryte w opłacie za tzw. wyjęcie i wyrejestrowanie zasobu z archiwum i niszczenie zasobu. Tak najczęściej kończy się spłata kredytu udzielonego przez dostawcę usługi. “Wyjście” dokumentów z takiego archiwum jest praktycznie niemożliwe. W takiej sytuacji mamy do czynienia z niską barierą wejścia i drastycznie wysoką barierą wyjścia. Jest to sytuacja wyjątkowo niekomfortowa dla klienta, gdyż znacznie ogranicza jego wpływ na usługodawcę w trakcie bieżącej współpracy, a także przy próbie jego zmiany.
Znacznie lepszym rozwiązaniem jest pokrycie realnych kosztów rozpoczęcia współpracy bez „wyjątkowo atrakcyjnych promocji”. W momencie, w którym klient płaci za kartony archiwizacyjne, za przyjęcie dokumentów do archiwum oraz za ich obsługę, ewentualne koszty wyjścia są zdecydowanie niższe. W takiej sytuacji klient zawsze może zdecydować o przeniesieniu archiwum do innego dostawcy bez obawy, że jednorazowo będzie musiał ponieść bardzo wysokie opłaty. Zanim podpiszesz umowę, poproś o pełen cennik usług i przeanalizuj go bardzo dokładnie. Przyjrzyj się nie tylko opłatom za przyjęcie dokumentacji i jej bieżącą obsługę, ale dolicz również opłatę za ewentualne “wyjścia” z archiwum. Obowiązkowo zwrócić uwagę na wszystkie “gwiazdki” w umowie.
JAK MOŻESZ OGRANICZYĆ KOSZTY PROWADZENIA ARCHIWUM?
Codzienna praca z dokumentami istotnie wpływa na koszty ich późniejszej obsługi w archiwum. Zdarzają się oczywiście firmy, które do archiwum zewnętrznego przekazują precyzyjnie skatalogowane archiwum, spakowane w specjalnie do tego przeznaczone pudełka, które zawierają jedynie te dokumenty, które rzeczywiście muszą być nadal przechowywane. W takiej sytuacji po odebraniu od klienta pudeł z dokumentami wraz ze spisem zawartości, pracownicy Rhenus Office Systems Poland naklejają na nie barkody, które identyfikują karton klienta i jego zawartość z miejscem przechowywania w archiwum. W ten sposób możliwe jest odnalezienie dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu pełnej anonimowości. Ta idealna sytuacja zdarza się jednak rzadko.
Najczęściej przejmowane archiwum odbiega od pożądanego wzorca. Klienci często decydują się na usługę przechowywania zewnętrznego ze względu na panujący w firmowym archiwum bałagan. Oczywiście Rhenus Office Systems Poland może przejąć dokumenty w takiej formie, w jakiej przekaże je klient. Zalecamy wówczas, aby przed przekazywaniem dokumentacji skorzystać z usługi porządkowania i profesjonalnej archiwizacji dokumentów. Prace zostaną wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie i obejmą skatalogowanie, opisanie i oznaczenie dokumentów oraz ich spakowanie w pudła archiwizacyjne. Ponadto zostaną nadane daty ich ważności, co pomoże w późniejszym sukcesywnym brakowaniu i utylizacji nieaktualnej dokumentacji. Dla naszych klientów możemy również przygotować instrukcję kancelaryjną, która stanowi zbiór procedur opisujących sposób postępowania z dokumentami. Stosowanie się do zawartych w niej zaleceń przez wszystkich pracowników zdecydowanie ułatwi przygotowanie kolejnej partii dokumentów, które będą oni przekazać do archiwum. Pomagamy także wskazać te dokumenty, które warto zdigitalizować. Skanowanie wszystkich nie ma ekonomicznego uzasadnienia, natomiast wybrane dokumenty, do których potrzebny jest częsty wgląd wielu pracowników, warto od razu przygotować w formie elektronicznej i udostępniać w e-archiwum w trybie 7/24.
Takie profesjonalne podejście do porządkowania archiwum daje wiele korzyści, gdyż umożliwia łatwe i szybkie wyszukiwanie potrzebnych dokumentów oraz przeciwdziała ich niekontrolowanemu rozrostowi, ponieważ na bieżąco usuwane są te, których data ważności wygasła. Klient w pełni panuje nad swoją dokumentacją i może nią sprawnie zarządzać.
Jednak część dostawców usług przechowywania dokumentów celowo bagatelizuje aspekt uporządkowania dokumentacji przed jej przejęciem do archiwum, gdyż wiąże się on ze znacznymi wydatkami dla klienta. Niestety taka postawa w konsekwencji prowadzi do niekontrolowanego przyrost dokumentacji i “konserwowania” bałaganu w archiwum, ponieważ klient tak naprawdę nie wie, ile czasu i co powinienem przechowywać. Łatwo sobie wyobrazić, że sytuacja opisana powyżej kończy się znaczącym wzrostem kosztów dla klienta i uzależnieniem od współpracy z dostawcą, który utrzymuje wysokie koszty wyjścia, o których pisaliśmy powyżej.
BEZPIECZEŃSTWO PONAD WSZYSTKO
Archiwa Rhenus Office Systems Poland znajdują się na terenach chronionych parków przemysłowych z całodobową ochroną fizyczną, pełnym wideo-monitoringiem zewnętrznym i wewnętrznym; każde archiwum ma wydzielone strefy dostępu dla uprawnionych pracowników, każdy z nich ma identyfikator, co dodatkowo ułatwia kontrolę. Każdy obiekt wyposażony jest w instalacje przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe z automatycznym powiadomieniem straży pożarnej i ochrony. Wybierając firmę, która oferuje usługi przechowywania, warto pytać nie tylko o lokalizację archiwum, ale i zatrudnione w nim osoby. Powinni to być pracownicy firmy (a nie podwykonawcy), zatrudnieni na umowę o pracę z podpisaną klauzulą o zachowaniu tajemnicy służbowej, zweryfikowani pod kątem niekaralności. Ważne jest także zabezpieczenie samej firmy – chodzi tutaj przede wszystkim o polisę ubezpieczeniową, która umożliwia wypłacenie klientowi odszkodowania np. na wypadek utraty czy zniszczenia dokumentów. Taka sytuacja w historii Rhenus Office Systems Poland nigdy nie miała miejsca, a mimo to firma ma wykupioną najwyższą polisę na rynku o wartości 10 mln złotych. Warto zwrócić również uwagę, czy firma stosuje normę ISO 27001 dotyczącą bezpieczeństwa informacji, a także ISO 90001 gwarantującą wysoką jakość usługi. Niewiele osób też wie, że firma, która chce przechowywać dokumentację kadrowo-płacową musi dysponować specjalnym pozwoleniem od marszałka województwa, na terenie którego znajduje się siedziba archiwum.
BIEŻĄCA PRACA Z ARCHIWUM
Przechowywanie dokumentacji to nie tylko jej złożenie w archiwum zewnętrznym. Zdarza się bowiem, że ze zdeponowanych dokumentów trzeba skorzystać. W tym celu klient musi podać Rhenus Office Systems Poland listę swoich pracowników, którzy mają prawo zgłoszenia takiego zlecenia do archiwum. W umowie z partnerem zawsze wskazany jest również koordynator archiwum, który w razie potrzeby może złożyć wniosek o rozszerzenie tej listy.
Niektóre dokumenty potrzebne są wyłącznie w formie elektronicznej. W takiej sytuacji pracownik Rhenus Office Systems Poland po przyjęciu zlecenia wyszukuje dokument w systemie, odnajduje go w archiwum, skanuje i przesyła plikiem zabezpieczonym hasłem do osoby zlecającej. Z reguły proces ten zajmuje do 4 godzin, chyba że dokumentów do skanowania jest więcej. W przypadku większych zleceń termin realizacji usługi jest indywidualnie ustalany z klientem. Czasami konieczne jest wypożyczenie fizyczne. W takiej sytuacji klient może skorzystać ze standardowego trybu zamówienia, w ramach którego oryginalny dokument zostanie mu dostarczony przez kuriera w ciągu max. 48 godzin (najczęściej, jeśli zamówienie złożone jest przed godz. 14.00, klient otrzymuje dane następnego dnia do godz. 16.00). W nagłych przypadkach dostępny jest również tryb ekspresowy zapewniający dostarczenie dokumentu w ciągu 24 godzin (przy zamówieniu złożonym do godz. 10.00, gwarantujemy, że kurier pojawi się w firmie do godz. 12.00 następnego dnia). W większości przypadków tryb standardowy okazuje się absolutnie wystarczający i spełniający potrzeby klientów. Oczywiście w ramach bieżącej pracy z archiwum można zlecić również usługę niszczenia dokumentacji lub zdeponować w Rhenus Office Systems Poland kolejną partię dokumentów. Wszystko zależy od potrzeb klienta i specyfiki prowadzonej przez niego działalności.
Każde archiwum jest nieco inne, więc jeśli zależy ci na profesjonalnym doradztwie, chcesz dowiedzieć się więcej o archiwizacji, o zasadach katalogowania i indeksowania poszczególnych typów dokumentacji, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci wybrać rozwiązanie, które nie tylko ograniczy Twoje koszty, lecz przede wszystkim zagwarantuje efektywne korzystanie z archiwum na co dzień.
Adrian Swarlik
Dyrektor Handlowy
Telefon: +48 609 600 331
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Adrian Swarlik