Przechowywanie dokumentów biznesowych, medycznych czy księgowych jest konieczne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W związku z ogromną ilością dokumentacji coraz powszechniejszym rozwiązaniem staje się digitalizacja. Proces ten polega na przekształceniu treści analogowych w formę cyfrową. Korzyścią digitalizacji jest ułatwienie przechowywania i dostępu do informacji przekazywanych tradycyjną formą, a nie w postaci elektronicznej. Najczęściej dotyczy to dokumentów starszych, utworzonych jeszcze przed rozpowszechnieniem skanerów, ale również bieżącej dokumentacji papierowej, takiej jak faktury, korespondencja listowna czy umowy. Wdrożenie digitalizacji dokumentów wymaga poznania metod i procedur, bez których niemożliwe będzie uzyskanie pełnej skuteczności tego działania.
Cele digitalizacji dokumentów
Digitalizacja dokumentacji ma na celu podniesienie bezpieczeństwa danych i utrwalenie ich w formie cyfrowej. Warto dokładniej przyjrzeć się korzyściom, jakie niesie za sobą ten proces.
Zalety skanowania dokumentacji:
- zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem mechanicznym lub zagubieniem,
- zabezpieczenie przed dostępem do informacji osób niepowołanych,
- ułatwienie dostępu do dokumentów offline i online, bez konieczności szukania papierowych wersji w archiwum,
- możliwość edycji dokumentów online, przez kilka osób równocześnie, z każdego miejsca,
- udostępnianie dokumentów wybranym osobom, np. przekazywanie faktur do opłacenia do działu finansowego,
- przejrzyste posegregowanie dokumentów, np. według rodzaju czy roku,
- archiwizację dokumentów,
- szybsze wykonywanie zadań przez pracowników,
- brak konieczności wydzielania specjalnej przestrzeni do przechowywania dokumentów, np. szaf, osobnych pomieszczeń,
- oszczędność papieru, tuszu do drukarki i innych niezbędnych do przechowywania akcesoriów biurowych.
Metody digitalizacji
Skanowanie dokumentacji może być wykonywane przy użyciu różnego rodzaju urządzeń. Ich wybór musi być dostosowany do potrzeb danej instytucji. Pozwoli to na utrwalenie informacji w wymaganej jakości. Sprzęt ma szczególnie duże znaczenie w przypadku skanowania rysunków technicznych, planów czy ilustracji. Uzyskanie najlepszego odwzorowania oryginału możliwe jest po przeprowadzeniu kalibracji zarówno skanera, jak i monitora.
W zależności od dalszego przeznaczenia dokumentów dużą rolę odgrywa metoda zapisu danych. Jeśli dokumentacja ma być w przyszłości poddawana edycji konieczne jest zastosowanie metody OCR, czyli komputerowego rozpoznawania tekstu (ang. Optical Character Recognition). Dzięki temu nie uzyskamy po prostu zdjęcia tekstu, ale edytowalny plik cyfrowy. Oprogramowanie OCR w zależności od zaawansowania pozwala tworzyć pliki tekstowe z dokumentów drukowanych, a nawet odręcznego pisma.
Bardziej innowacyjną techniką zapisu danych jest ICR (ang. Intelligent Character Recognition), czyli inteligentne rozpoznawanie znaków. Technologia ta wykorzystywana jest w nowatorskich urządzeniach typu Digital Pen. Jest to połączenie tradycyjnego długopisu z osiągnięciami nauki w zakresie sztucznej inteligencji. Znajdująca się w urządzeniu kamera CCD podczas pisania sczytuje ślad pozostawiony na specjalnie zadrukowanym papierze. Uzyskany obraz przetwarzany jest przez oprogramowanie MyScript, by następnie został przesłany do urządzenia końcowego z użyciem komunikacji Bluetooth lub transferu USB. W rezultacie Digital Pen pozwala szybko i wygodnie utrwalić w formie cyfrowej pisany odręcznie dokument.
Formy skanowania dokumentów
W zależności od zakresu, jaki obejmuje, digitalizację można podzielić na dwie podstawowe formy:
- Skanowanie dla bieżących potrzeb obejmuje aktualnie użytkowane dokumenty, które skanowane są w trybie natychmiastowym. Taka praktyka stosowana jest, by szybko i tanio przekazywać dokumentację między użytkownikami.
- Digitalizacja całości zasobów informacyjnych polega na zeskanowaniu wszystkich, bieżących i archiwalnych, dokumentów. W ramach tego procesu dokonywana jest ekstrakcja danych z dokumentów papierowych oraz przekazanie ich w formie cyfrowej do systemu informatycznego Klienta. Metoda ta ma na celu usprawnienie procesów biznesowych. Pliki poddane zostają indeksacji według ustalonych kryteriów. Pozwala to uzyskać przejrzystą strukturę dokumentacji w repozytorium online lub bazie danych. Szybki dostęp do zdigitalizowanych materiałów umożliwia system zarządzania dokumentami (DMS - document management system).
Skanowanie dokumentów oraz ich właściwe tagowanie wymaga czasu i dokładności. W przypadku wielu firm zadanie to traktowane jest jako nieproduktywne. Dlatego zalecany jest outsourcing, który spowoduje odczuwalne odciążenie pracowników. Zlecenie digitalizacji specjalistom zminimalizuje ryzyko błędnej indeksacji, która mogłaby uniemożliwić późniejsze odnalezienie dokumentu. Zagwarantowana jest też pewność, że dokumenty zostaną prawidłowo przygotowane do skanowania. Dzięki skorzystaniu z zewnętrznego usługodawcy w zakresie back-office przedsiębiorstwo będzie mogło podnieść efektywność pracy, skupiając się tylko na kluczowych działaniach.