Klienta i właściciela archiwum łączy długofalowa relacja wymagająca bliskiego kontaktu i precyzyjnego określenia wzajemnych wymagań. W jej przebiegu liczy się nie tylko zabezpieczenie dokumentów, lecz także zapewnienie klientowi i jego pracownikom sprawnego dostępu do potrzebnej w pracy dokumentacji.
Wyższe Szkoły Bankowe to najczęściej wybierane uczelnie niepubliczne w Polsce. Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu istnieje już od 1994 roku. Jak każda placówka szkolnictwa wyższego operowała i operuje znaczną liczbą dokumentów wymagających bezpiecznej i sprawnej obsługi.
WYZWANIA
Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu szukała partnera biznesowego do prowadzenia archiwum zewnętrznego, który przejmie dokumenty ze wszystkich wydziałów uczelni w Poznaniu, Chorzowie i Szczecinie. Wcześniej uczelnia wdrożyła podobne rozwiązanie z lokalnym przedsiębiorcą, u którego zgromadziła dokumenty tworzące zasób archiwalny o długości 1,5 km. Zasób ten trzeba było przejąć.
Uczelnia potrzebowała szybkiego dostępu do dokumentów w formie tradycyjnej oraz cyfrowej, czego nie zapewniał jej dotychczasowy usługodawca.
Miejsce fizycznego przechowywania danych musiało gwarantować odpowiednio wysokie standardy bezpieczeństwa, zgodne z obowiązującymi przepisami RODO oraz zasadami archiwizacji. Konieczne było wdrożenie szeregu zabezpieczeń prawnych, organizacyjnych oraz finansowych, które gwarantowałyby odpowiedni poziom ochrony danych, a także zabezpieczało przestrzeń do przechowywania kolejnych przekazywanych akt w przyszłości.
Uczelnia była w trakcie przejęcia jednostki edukacyjnej w innym mieście, dlatego potrzebowała zaufanego partnera do sprawnego przeprowadzenia odbioru oraz uporządkowania dokumentów z przejmowanej placówki w nowej lokalizacji.
Pracownicy uczelni oczekiwali profesjonalnej współpracy z zewnętrznym archiwistą, dostosowanej do potrzeb ich działu, szybkiej, by zapewnić sprawne przekazanie informacji studentom i słuchaczom oraz o minimalnym wpływie na realizowane podstawowe działania. Oddawanie dokumentacji oraz wyszukiwanie danych nie mogły zaburzać pracy działów.
Proces zmiany dostawcy usług, reorganizacji procesów wewnętrznych oraz utrzymanie nowego systemu archiwizacji miały przynieść uczelni nie tylko bezpieczeństwo formalno-prawne i zwiększyć sprawność biznesową, ale także zapewnić realne oszczędności czasu, pieniędzy i liczby osób zaangażowanych w proces.
ROZWIĄZANIE
Kilka spotkań pozwoliło wypracować optymalne rozwiązania umożliwiające sprawne przejęcie dokumentów z konkurencyjnej firmy oraz przejmowanej jednostki edukacyjnej. Współpraca z Rhenus Office Systems Polska od kilku lat gwarantuje Uczelni stałe spełnianie najwyższych standardów bezpieczeństwa przy jednoczesnym zachowaniu korzystnych warunków finansowych.
Klient przekazuje dokumenty do zewnętrznego archiwum z centrali oraz 3 oddziałów płynnie, według ustalonego pomiędzy stronami harmonogramu – raz lub dwa razy w roku, osobno z każdej lokalizacji. W ramach usługi archiwizacji pracownicy Rhenus Office Systems ewidencjonują przekazywane do archiwum materiały i nadają im indywidualne barkody, dlatego Klient nie musi już samodzielnie wykonywać spisu przekazywanych do archiwum teczek.
Dokumenty składowane są w profesjonalnym archiwum, gdzie szybki dostęp do jednostek aktowych jest zapewniany przez system zarządzania zasobem oparty na kodach kreskowych.
Archiwum jest prowadzone zgodnie z normą ISO 27001. Cały teren wokół budynku jest ogrodzony, dozorowany i monitorowany 24h na dobę. Wejścia do budynku są zabezpieczone śluzami. Dodatkowo bezpieczeństwo zdeponowanych danych zapewniają: system antywłamaniowy, zabezpieczenia przeciwpożarowe oraz czujniki temperatury i wilgotności. Na bieżąco w budynku przeprowadzane są audyty kontrolujące bezpieczeństwo. Zarówno pracowników archiwum, jak i gości obowiązują klauzule poufności. Dodatkowo pracownicy sprawdzani są pod kątem niekaralności.
REZULTATY
Klient cieszy się profesjonalną obsługą obejmującą kompleksowe zarządzanie pełnym cyklem życia dokumentów. W ramach usługi Rhenus Office Systems wykonuje porządkowanie, przechowywanie, udostępnianie oraz brakowanie i niszczenie uczelnianych dokumentów. Prowadzenie archiwum Uczelni jest dużo wygodniejsze, gdyż:
ponad 2,5 km bieżących dokumentów, w tym blisko 110 000 teczek studentów znajduje się w bezpiecznym archiwum prowadzonym zgodnie ze standardem ISO 27001;
niezbędne wypożyczenia realizowane są bez najmniejszej zwłoki – oryginały dokumentów docierają do klienta w następnym dniu roboczym po złożeniu zamówienia e-mailem; skany wykonywane są najczęściej w ciągu 1,5 godziny od otrzymania zamówienia;
dzięki profesjonalnemu systemowi opartemu na kodach kreskowych wyszukanie potrzebnego dokumentu nie sprawia żadnego problemu i zajmuje znacznie mniej czasu niż wtedy, gdy dokumentacja była składowana w archiwum firmowym.
DODATKOWE KORZYŚCI, KTÓRE DOSTRZEGA KLIENT TO:
wymierne oszczędności finansowe – wynikające ze zmiany kosztów stałych związanych z samodzielnym prowadzeniem archiwum zakładowego na koszty zmienne po przekazaniu zasobów do Rhenus Office Systems Polska;
lepszy serwis świadczonych usług;
zaoszczędzenie czasu pracowników Uczelni;
odzyskanie przestrzeni biurowej, którą dotąd zapełniały akta archiwalne,
profesjonalna współpraca w dobrej atmosferze, z wiarygodnym partnerem o ugruntowanej pozycji rynkowej, spełniającym wymogi prawne i formalne powyżej stawianych oczekiwań.
„Odkąd oddaliśmy nasze archiwum w opiekę Rhenus Office Systems Polska, praca przebiega w sposób bardziej efektywny. Nasi pracownicy nie muszą już zajmować się ewidencją dokumentów oraz archiwizacją dokumentacji. Dzięki fachowemu wsparciu zewnętrznego archiwum możemy skupić się na zadaniach istotnych z punktu widzenia studentów naszej Uczelni, pozostawiając ich teczki osobowe uporządkowane, dobrze chronione i dostępne na żądanie w krótkim czasie” - Anna Malinowska, Dyrektor Biura ds. Akademickich / Pełnomocnik kanclerza ds. jakości.
Karol Pertek
Business Development Manager - region Poznań
Prywatnie szczęśliwy mąż, ojciec i trener piłki nożnej dla dzieci
Telefon: (22) 600 68 30
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Karol Pertek