Klienta i właściciela archiwum łączy długofalowa relacja wymagająca znacznie bliższego kontaktu i precyzyjnego określenia wzajemnych wymagań. W jej projektowaniu liczy się nie tylko zabezpieczenie dokumentów, lecz także zapewnienie klientowi i jego pracownikom sprawnego dostępu do potrzebnej w pracy dokumentacji.
Wyzwania
Prywatna wyższa uczelnia z centralą w Poznaniu szukała partnera biznesowego do prowadzenia archiwum, który przejmie dokumenty ze wszystkich krajowych filii uczelni. Wcześniej uczelnia wdrożyła podobne rozwiązanie z lokalnym przedsiębiorcą, u którego zgromadziła zasób archiwalny w ilości 1,5 km. Zasób ten trzeba było przejąć.
-
Uczelnia potrzebowała szybkiego dostępu do dokumentów, którego nie zapewniał im dotychczasowy usługodawca.
-
Dla znacznej ilości danych osobowych potrzebne było miejsce do przechowywania w odpowiednio wysokim standardzie bezpieczeństwa zgodnym z obowiązującymi przepisami RODO. Konieczne było wdrożenie szeregu zabezpieczeń prawnych, organizacyjnych oraz finansowych, które gwarantowałyby odpowiedni poziom ochrony danych.
-
Uczelnia była w trakcie przejęcia jednostki edukacyjnej w innym mieście, dlatego potrzebowała zaufanego partnera do sprawnego przeprowadzenia odbioru oraz porządkowania dokumentów z przejmowanej placówki.
Rozwiązanie
Kilka spotkań pozwoliło wypracować optymalne rozwiązania umożliwiające sprawne przejęcie dokumentów z konkurencyjnej firmy oraz przejmowanej jednostki edukacyjnej. Współpraca z Rhenus Data Office Polska gwarantuje Uczelni spełnienie najwyższych standardów bezpieczeństwa przy jednoczesnym zachowaniu korzystnych warunków finansowych.
-
Klient przekazuje dokumenty do zewnętrznego archiwum z centrali oraz 3 oddziałów płynnie, według ustalonego pomiędzy stronami harmonogramu – raz w roku, osobno z każdej lokalizacji. W ramach usługi archiwizacji pracownicy Rhenus Data Office ewidencjonują przekazywane do archiwum materiały i nadają im indywidualne barkody dlatego Klient nie musi już samodzielnie wykonywać spisu przekazywanych do archiwum teczek.
-
Dokumenty składowane są w profesjonalnym archiwum, gdzie szybki dostęp do jednostek aktowych zapewnia system zarządzania zasobem oparty na kodach kreskowych.
-
Archiwum jest prowadzone zgodnie z normą ISO 27001. Cały teren wokół budynku jest ogrodzony, dozorowany i monitorowany 24h na dobę. Wejścia do budynku są zabezpieczone śluzami. Dodatkowo bezpieczeństwo zdeponowanych danych zapewniają: system antywłamaniowy, zabezpieczenia przeciwpożarowe oraz czujniki temperatury i wilgotności. Na bieżąco w budynku przeprowadzane są audyty kontrolujące bezpieczeństwo. Zarówno pracowników archiwum, jak i gości obowiązują klauzule poufności. Dodatkowo pracownicy sprawdzani są pod kątem niekaralności.
Rezultaty
Klient cieszy się profesjonalną obsługą obejmującą kompleksowe zarządzanie pełnym cyklem życia dokumentów. W ramach usługi Rhenus Data Office wykonuje porządkowanie, przechowywanie, udostępnianie oraz brakowanie i niszczenie uczelnianych dokumentów. Prowadzenie archiwum Uczelni jest dużo wygodniejsze, gdyż:
-
ponad 2 km bieżących dokumentów znajduje się w bezpiecznym archiwum prowadzonym zgodnie ze standardem ISO 27001.
-
niezbędne wypożyczenia realizowane są bez najmniejszej zwłoki – oryginały dokumentów docierają do klienta w następnym dniu roboczym od złożenia zamówienia; skany wykonywane są najczęściej w ciągu 1,5 godziny od otrzymania zamówienia.
-
dzięki profesjonalnemu systemowi opartemu na kodach kreskowych wyszukanie potrzebnego dokumentu nie sprawia żadnego problemu i zajmuje znacznie mniej czasu niż gdy dokumentacja była składowana w archiwum firmowym.
Dodatkowe korzyści, które dostrzega klient to:
-
wymierne oszczędności finansowe wynikające ze zmiany kosztów stałych związanych z samodzielnym prowadzeniem archiwum zakładowego na koszty zmienne po przekazaniu zasobów do Rhenus Data Office.
-
lepszy serwis świadczonych usług – praca przebiega w sposób bardziej efektywny, znikają problemy z zagubionymi dokumentami i koniecznością ich odnalezienia.
-
zaoszczędzenie czasu pracowników Uczelni, którzy nie muszą już zajmować się ewidencją dokumentów i mogą poświęcić się zadaniom istotnym z punktu widzenia rozwoju jednostki edukacyjnej.