Case Study

Jak sprawnie i szybko odebrać 40 ton dokumentów?

Case Study OKE Poznań

Kiedy w ciągu kilku dni trzeba odebrać kilkadziesiąt ton dokumentów, sprawne działanie to podstawa. Liczy się baza logistyczna, doświadczony zespół i dobra organizacja. Wtedy nie straszne jest żadne wyzwanie.

Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Poznaniu to jedna z ośmiu istniejących w Polsce komisji odpowiedzialnych za zewnętrzny system oceniania. Zajmuje się przygotowaniem i przeprowadzeniem m.in. egzaminów ósmoklasisty, matur, egzaminów zawodowych i eksternistycznych, w tym także egzaminów próbnych. To generuje bardzo wiele dokumentów, które po przewidzianym czasie wymagają zniszczenia z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.

 

Wyzwanie 

Klient potrzebował partnera, który będzie odpowiedzialny za niszczenie dokumentów papierowych, a także innych nośników informacji (np. pieczątek i bezpiecznych kopert).

  • Szczególne wyzwanie stanowił szybki i bezpieczny jednorazowy odbiór dokumentacji w ilości nawet 40 ton. 
  • Dodatkowym utrudnieniem była lokalizacja samego archiwum, które mieści się na kilku piętrach biurowca, z jedną niewielką windą.
  • Ponadto kilka razy do roku potrzebne były także mniejsze transporty oraz coroczna obsługa 8 punktów koordynacji podlegających OKE: w Kaliszu, Gorzowie Wielkopolskim, Koninie, Koszalinie, Lesznie, Pile, Szczecinie i Zielonej Górze.

 

Rozwiązanie 

Po przeprowadzeniu wizji lokalnej oceniliśmy potrzeby w zakresie niezbędnej ilości pracowników, specjalistycznych pojemników SECURE HD 240 do przewozu dokumentów oraz samochodów ciężarowych niezbędnych do sprawnej realizacji zlecenia. 

  • Zaproponowaliśmy klientowi harmonogram realizacji zadania. Zgodnie z nim praca odbywa się według sprawdzonej procedury. Rozpoczynamy ją wczesnym rankiem tak, aby na koniec dnia cała odebrana dokumentacja trafiła do instalacji niszczącej. 
  • Podstawiamy stosowną ilość pojazdów i ludzi. Pakowaniem dokumentacji, zamykaniem i sczytywaniem numerów seryjnych pojemników zajmują się nasi pracownicy. To daje gwarancję sprawności i zapewnia odpowiednie bezpieczeństwo w czasie realizacji prac. 
  • Gdy sytuacja wymaga reakcji wynikającej z potrzeby zwiększenia zasobów jesteśmy w stanie w ciągu dnia skierować do pracy kolejne samochody i zespoły.

 

Rezultaty

Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Poznaniu zyskała sprawdzonego partnera w zakresie niszczenia bardzo dużych ilości dokumentów. Nasza współpraca trwa nieprzerwanie od 2009 roku. 

  • Całoroczna obsługa jest wykonywana rzetelnie według ustalonego harmonogramu, a dokumenty są bezpiecznie odbierane i bezpowrotnie niszczone.
  • Bardzo ważną zaletą zastosowanego rozwiązania jest również jego elastyczność. Dzięki bazie logistycznej bezpośrednio w Poznaniu Rhenus Office Systems Polska zawsze jest w stanie zwiększyć zasoby przewidziane do obsługi konkretnego zadania. 

 

Dodatkowe korzyści, które dostrzega klient

Rhenus Office Systems Polska nie obawiał się podjęcia zlecenia odbioru dokumentów z naszego archiwum pomimo trudnych warunków lokalowych. Szczególnie cenimy ich podejście do wykonywanej pracy. Wiedzą na czym zależy nam najbardziej i potrafią dostosować do tego swoje rozwiązania. Wiemy, że zawsze będzie ono zrealizowane zgodnie z planem. Cenimy również duży nakład pracy fizycznej wkładany przez pracowników uczestniczących w wykonaniu zlecenia.

 


Jan Zych

Kierownik ds. klienta strategicznego

Telefon: 609 443 283
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Jan Zych

 

Umów spotkanie online