Nie tylko firmy, ale i instytucje publiczne, realizujące zadania miast i gmin mierzą się z lawinowo przyrastającą dokumentacją zawierającą niejednokrotnie wrażliwe dane. Jak zaprowadzić w nich porządek i opanować chaos, a jednocześnie zrobić to zgodnie z prawem? Najlepszym rozwiązaniem okazuje się połączenie porządkowania, brakowania i niszczenia akt. W ten sposób zyskujesz łatwiejszy dostęp do dokumentów, zmniejszasz wielkość archiwum i chronisz się przed niekontrolowanym przyrostem dokumentacji.
Klient
Miejski Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Sulejówku jest jednostką organizacyjną realizującą zadania Miasta Sulejówek w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków. Przedsiębiorstwa z branży wodociągowej są stałymi klientami Rhenus Data Office Polska.
Wykonujemy dla nich różnorodne usługi. W przypadku MZWiK w Sulejówku zajęliśmy się głównie porządkowaniem i niszczeniem firmowej dokumentacji archiwalnej.
Wyzwania
Klient potrzebował usługi skatalogowania i uporządkowania znacznej ilości dokumentów.
- MZWiK w swoim archiwum posiadało łącznie ponad 108 m.b. nieusystematyzowanych dokumentów w różnym stanie, część z nich znajdowała się w segregatorach, część w kartonach, inne nie były umieszczone w żadnych opakowaniach
- Dokumenty należało usystematyzować oraz skatalogować tak, aby poprawić komfort pracy osób odpowiedzialnych za dostęp do dokumentów oraz przyspieszyć czas, w którym można znaleźć potrzebne akta.
Rozwiązania
Zaproponowaliśmy klientowi szereg naszych standardowych usług, którego celem było zwiększenie efektywności pracy w archiwum oraz spełnienie przepisów prawa dotyczących przechowywania znajdujących się w nim akt:
- uporządkowanie dokumentów kategorii B,
- ułożenie i opisanie dokumentów w jednakowych kartonach typu po-box zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz wytycznymi klienta,
- wydzielenie do brakowania dokumentów kategorii Bc (73 m.b.),
- zniszczenie akt, których okres przechowywania się zakończył, po uprzednim otrzymaniu odpowiednich zgód od Archiwum Państwowego.
Rezultaty
W rezultacie, oddaliśmy w ręce klienta uporządkowane archiwum, które płynnie i fachowo wspiera procesy wykonywane w jego firmie:
- archiwista MZWiK nie ma problemu ze znalezieniem potrzebnych dokumentów,
- Archiwum jest uporządkowane, dokumenty znajdują się w ujednoliconych, schludnych kartonach, spis dokumentów ułatwia ich wyszukiwanie.
- Klient ma kontrolę nad tym, co posiada w składnicy akt, wie, kiedy i jakie dokumenty może zniszczyć, a tym samym uwalnia miejsce w swoim archiwum.