Odbiory dokumentów do niszczenia bardzo często odbywają się raz w miesiącu albo kilka razy do roku. Co jednak, jeśli klient potrzebuje połączyć te dwa typy usług? W Rhenus Data Office staramy się odpowiadać na bardzo indywidualne potrzeby i za każdym razem tworzymy spersonalizowany model tak, aby w maksymalny sposób odpowiadał on potrzebom klienta.
Klient
Agata S.A. to firma, która w przyszłym roku będzie obchodzić 70-lecie istnienia na polskim rynku. Firma posiada 32 salony wielkopowierzchniowe z szeroką ofertą mebli i dodatków do aranżacji wnętrz oraz dynamicznie rozwijający się sklep internetowy agatameble.pl. Sklepy zapewniają dostęp do artykułów ponad 250 różnych producentów z Polski i zagranicy oraz szerokiego grona doradców i ekspertów. Nasza współpraca z firmą Agata S.A. rozpoczęła się w 2012 roku. Klient potrzebował obsługi w zakresie bezpiecznego i regularnego odbioru i niszczenia dokumentów.
Wyzwania
Specyfika działalności klienta i jego potrzeby wymagały od nas stworzenia indywidualnego i elastycznego modelu współpracy, który umożliwiałby nieregularne przejęcie do niszczenia kilkutonowych partii dokumentów, jak również cykliczne znacznie częstsze odbiory mniejszych ilości dokumentów.
- Potrzeba regularnych odbiorów znacznych ilości dokumentów przeznaczonych do zniszczenia.
- Zachowanie standardów związanych z RODO z uwagi na dokumentację zawierającą dane osobowe.
Rozwiązania
Połączyliśmy dwa modele usług. W ten sposób Klient ma zapewnioną obsługę w niezbędnym dla niego zakresie.
- Regularne odbiory gabarytowe znacznych ilości dokumentów o wadze od 2 do 10 ton z oddziałów w całej Polsce, odbywające się kilka razy do roku.
- Regularne odbiory mniejszych ilości dokumentów przeznaczonych do zniszczenia w specjalnych bezpiecznych pojemnikach, odbywające się kilka razy w miesiącu.
- Niszczenie dokumentów w naszych instalacjach niszczących z zachowaniem wszystkich zasad bezpieczeństwa oraz zgodnie z normami ISO 27001 oraz ISO 21964.
Rezultaty
Zaproponowane rozwiązania zaowocowały nawiązaniem długofalowej, stabilnej współpracy, ponieważ klient dostrzega w niej szereg korzyści:
- Terminowe odbiory ze wszystkich placówek na terenie Polski pojazdami wyposażonymi w GPS.
- Bezpieczne niszczenie wszelkiego rodzaju dokumentów transportowanych w specjalistycznych pojemnikach z barkodami.
- Gwarantowane bezpieczeństwo na najwyższym poziomie w monitorowanych i strzeżonych obiektach.
- Niszczenie dokumentów w ciągu 24 h od odbioru przy wykorzystaniu nowoczesnych oraz wydajnych niszczarek przemysłowych.