5 faktów o archiwizacji dokumentów, o których warto pamiętać

Archiwizacja dokumentów to temat bardzo rozbudowany i jego zgłębienie wymaga sporo czasu. Nie bez powodu coraz więcej firm decyduje się na współpracę z profesjonalnymi archiwistami. W końcu kto z przedsiębiorców ma czas na to, by zgłębiać szczegóły okresów przechowywania albo rozważać dylematy katalogowania i indeksowania dokumentów. 

Archiwizacja dokumentacji - cała prawda

Profesjonalne porządkowanie i archiwizowanie dokumentów to skomplikowany i rozbudowany proces. Moglibyśmy zilustrować to na przykładzie firm, w których nikt wcześniej się tym nie zajmował, a teraz do akcji wkraczają nasi archiwiści. Nie to jest jednak dzisiaj naszym celem. Nie chcemy koncentrować się na tym, jakie to wszystko jest skomplikowane i jak dużo czasu i uwagi wymaga zarządzanie cyklem życia dokumentu. Dzisiaj chcemy przedstawić Wam 5 faktów, o których należy pamiętać, aby dobrze zaopiekować się firmowymi dokumentami, niezależnie od tego, czy zajmuje się tym pracownik firmy, czy usługa zlecana jest specjalistom w zakresie archiwizacji i przechowywania dokumentów.  

Obejrzyj nasz film, gdzie Sonia Osiecka-Kardyka wskazuje na najważniejsze fakty, o których trzeba pamiętać, archiwizując dokumenty.

Jak archiwizować dokumenty?

#1 Archiwizacja dokumentów - tutaj nie ma dowolności 

Wielu przedsiębiorcom wydaje się, że to, co i jak długo przechowują, zależy od ich konkretnych potrzeb. Niestety jest to konstatacja daleka od prawdy. Prawo i szczegółowe przepisy wymuszają na przedsiębiorcach zarówno przechowywanie dokumentów odpowiednio długo, jak i niszczenie ich we właściwym czasie. Obowiązek wieczystego przechowywania sporej części dokumentacji pracowniczej nakłada na pracodawcę między innymi rozporządzenie z 1 stycznia 2019 roku o prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Z kolei przepisy RODO wymuszają regularne niszczenie dokumentacji z danymi wrażliwymi, np. umów klienckich, gdy minął okres ich obowiązywania.

#2 Precyzyjnie określone okresy przechowywania 

Skąd masz wiedzieć, co i kiedy zniszczyć? To jest autentyczny problem, ponieważ wskazania te rozsiane są po wielu różnych regulacjach prawnych, co oznacza, że statystyczny przedsiębiorca może mieć naprawdę utrudnione zadanie z ustaleniem, która dokumentacja jest już gotowa do zniszczenia, a którą trzeba przechowywać jeszcze przez określony czas. Przepisy prawa jasno określają długość przechowywania dokumentów. Najpierw trzeba podzielić dokumenty na wieczyste kategorii A, które przechowujemy cały czas, oraz dokumenty kategorii B, które mają określony czas przechowywania. Ten podział jest naprawdę bardzo istotny. Jak wykonać kolejny krok, możesz sprawdzić, pobierając nasz przewodnik po okresach przechowywania dokumentów. 

#3 Archiwizacja dokumentów w firmie - klasyfikowanie i indeksowanie to podstawa

W codziennej pracy z dokumentami firmowymi takimi jak: umowy, faktury, raporty, dokumenty pracownicze przekonujesz się, jak ważne jest ich właściwe sklasyfikowanie i opisanie. Na początku może się to wydawać bardzo żmudnym i nie do końca potrzebnym zadaniem, natomiast z czasem okazuje się, że to właśnie od tego, na ile uporządkowane są twoje zasoby archiwalne, zależy, na ile sprawnie odnajdujesz potrzebne ci do pracy dokumenty. Także w przypadku przechowywania ich w archiwum zewnętrznym zachęcamy klientów, aby dobrze wykonali pracę związaną porządkowaniem i katalogowaniem dokumentów, ponieważ w ten sposób są w stanie lepiej z nami pracować, wskazując, jakich dokładnie dokumentów potrzebują ze zbioru zdeponowanego w archiwum swojego dostawcy. Największym problem archiwum jest utrzymanie porządku. Dlatego aby go zachować, konieczne jest właściwe klasyfikowanie i indeksowanie dokumentów. Dzięki temu w łatwy sposób wydzielisz akta, których okres przechowywania minął, bądź znajdziesz te, których aktualnie ktoś potrzebuje. Prawda, że proste? My zaś możemy zadbać o brakowanie dokumentów i profesjonalne niszczenie tych już niepotrzebnych.

#4 Niszczenie

Dobry podział dokumentów to podstawa, ponieważ pozwala oddzielić te, które przechowywać musimy stale od tych, które po jakimś czasie będzie można zniszczyć, aby niepotrzebnie nie zabierały miejsca w archiwum. Warto pamiętać, że obecnie przepisy RODO wręcz narzucają obowiązek niszczenia części dokumentacji z danymi wrażliwymi po upłynięciu odpowiedniego czasu. Są takie, które można przechowywać przez okres 50 lat, ale i takie, które spokojnie możemy zniszczyć po okresie 5 lat. Dzięki naszym specjalistom możesz dowiedzieć się, co i jak długo przechowywać.

#5 Przechowywanie dokumentacji po zamknięciu działalności 

Teczki osobowej nie możesz sobie tak po prostu wyrzucić lub zniszczyć. Rozporządzenie z 1 stycznia 2019 roku o prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej bardzo wyraźnie wskazuje, że dokumenty osobowe przechowywać trzeba właściwie cały czas. W nich zawarte są choćby dane istotne z punktu widzenia pracownika, który będzie ubiegał się w przyszłości o świadczenia emerytalne, i mimo że cyfryzacja usług publicznych także zaczyna przybierać na sile, nadal przechowywanie tych danych jest obowiązkiem przedsiębiorcy. Co w takim razie zrobić, kiedy zamykasz działalność, likwidujesz firmę, aby nie narazić się na odpowiedzialność karną? Dokumenty najlepiej zdeponować u sprawdzonego i gwarantującego bezpieczeństwo dostawcy usług archiwizacyjnych. Archiwum zewnętrzne to najlepsze miejsce, w którym możesz złożyć takie dokumenty. Ich przechowywanie nie będzie cię wiele kosztować (przecież nie będzie ich przyrostu czy bieżącej pracy na zgromadzonych zbiorach), a jednocześnie zapewnisz sobie spokój, bo będziesz mieć pewność, że dopełniasz wszystkich niezbędnych procedur i przestrzegasz przepisów prawnych. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o podstawach archiwizacji? Masz wątpliwości, czy wszystko na pewno robisz dobrze? A może po prostu rozważasz skorzystanie z archiwizacji zewnętrznej? Skontaktuj się z naszymi ekspertami, którzy rozwieją Twoje wątpliwości.

Sonia Osiecka-Kardyka

Kierownik ds. Klienta Strategicznego

Telefon: (22) 600 68 33
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Sonia Osiecka-Kardyka

Umów spotkanie online