Przechowywanie dokumentów

Dodatkowa przestrzeń na działalność podstawową i ochrona zasobów informacyjnych przed czynnikami zewnętrznymi - outsourcing przechowywania i archiwizacji dokumentów

W przedsiębiorstwach na całym świecie nieustannie rośnie znaczenie archiwizacji dokumentów. Stają one przed wyzwaniem sprostania coraz większej liczbie regulacji prawnych i organizacyjnych dotyczących przechowywania danych i zarządzania nimi. Jednocześnie określone rodzaje dokumentacji, takie jak dokumenty księgowe, podatkowe, płacowe, kadrowe, medyczne czy jakiegokolwiek innego rodzaju podlegają stosownym przepisom dotyczącym okresów ich przechowywania, które mogą wynosić wiele lat. W procesie przechowywania dokumentacji decydującą rolę odgrywa ochrona danych, a bezpieczeństwo dokumentów uzyskuje najwyższy priorytet. Większość firm jednak nie posiada w tym zakresie stosownej wiedzy fachowej (brak wykwalifikowanych archiwistów i procedur postępowania) i odpowiedniego wyposażenia (nieodpowiednio przygotowane i/lub zabezpieczone pomieszczenia archiwizacyjne), a wdrażanie kolejnych zabezpieczeń związanych z przechowywaniem dokumentów i innych zasobów informacyjnych prowadzi do wzrostu nakładów administracyjnych, generując dodatkowe koszty. Przedsiębiorstwa samodzielnie prowadzące wewnętrzne archiwa zakładowe, w których procedury przechowywania dokumentacji nie są zgodne ze standardami branżowymi (np. brak instrukcji kancelaryjnej, brak zabezpieczeń fizycznych i logicznych), narażone są na zwiększone ryzyko, obejmujące między innymi utratę dokumentów w wyniku kradzieży, szkody wywołane pożarem lub zalaniem, jak również naruszenie integralności danych w wyniku nieautoryzowanego dostępu.

Profesjonalne archiwum to podstawa bezpieczeństwa i ciągłości działania

Przechowywanie dokumentów wszelkiego rodzaju, takich jak dokumentacja księgowa (faktury, rachunki), podatkowa (zeznania, wyjaśnienia), kadrowo-płacowa (umowy, wynagrodzenia), medyczna (historia choroby, zlecenia badań), należy do naszych kluczowych kompetencji. Klientom oferujemy szeroką gamę zróżnicowanych usług, obejmujących przechowywanie dokumentów w certyfikowanych archiwach Rhenus Data Office lub też prowadzenie archiwum zakładowego w siedzibie klienta. W przypadku zlecenia przechowywania dokumentacji firmowej w modelu „na zewnątrz” zostanie ona przeniesiona do jednego z obiektów Rhenus Data Office, a poszczególne jednostki aktowe zostaną odpowiednio zewidencjonowane i zindeksowane poprzez nadanie im kodów kreskowych. Dzięki takiemu systemowemu rozwiązaniu możliwe stanie się śledzenie ruchów poszczególnych jednostek aktowych z gwarancją pełnej przejrzystości wykonywanych działań. Z kolei w przypadku konieczności przechowywania i archiwizacji dokumentów firmowych na terenie siedziby klienta podzielimy się naszą wiedzą fachową i wdrożymy standardowe procesy pracy (np. instrukcję kancelaryjną), co zapewni optymalizację kosztów i poprawę bezpieczeństwa. W takiej sytuacji klient nie ponosi kosztów wynajmu powierzchni archiwizacyjnej – pobierana jest jedynie opłata za wdrożoną przez Rhenus Data Office infrastrukturę.

Optymalizacja procesów i bezpieczeństwo

Rhenus Data Office oferuje przechowywanie i archiwizację wszystkich rodzajów nośników informacji i danych, od klasycznych pojedynczych dokumentów papierowych, poprzez segregatory, akta osobowe, teczki, rysunki techniczne i kartony archiwalne, aż po elektroniczne nośniki danych, takie jak taśmy LTO, DAT, karty pamięci, dyski, i wiele innych. Dla naszych klientów współpraca z Rhenus Data Office oznacza poprawę wydajności procesów wewnętrznych i znaczącą redukcję kosztów, co jest bezpośrednim wynikiem odciążenia administracji wewnętrznej od czynności, które nie należą do jej zadań podstawowych.

Certyfikowane archiwa Rhenus Data Office spełniają najsurowsze normy. Gwarantujemy przechowywanie danych wrażliwych zgodnie z najwyższymi standardami w zakresie bezpieczeństwa i jakości, w tym normą  ISO 27001 i ISO 9001. Oferujemy ponadto najwyższy poziom bezpieczeństwa i kompleksową ochronę przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą, czy szkodami wywołanymi działaniem ognia lub wody. Zapewniamy całkowitą przejrzystość przechowywanej dokumentacji księgowej, podatkowej, płacowo-kadrowej, medycznej czy innej dzięki nowoczesnemu systemowi zarządzania archiwum, wdrożonemu we własnym centrum obliczeniowym na terenie Polski. Każdy ruch dokumentów jest ewidencjonowany w systemie w sposób uniemożliwiający ich modyfikację, a status dokumentów można weryfikować w dowolnym czasie.

Przejrzystość, szybkość i elastyczność - to nasze atuty

Dokumenty klientów mogą zostać przeniesione do naszych obiektów archiwizacyjnych, a poszczególne teczki/segregatory zostaną wówczas zaewidencjonowane w systemie poprzez nadanie im unikalnych numerów identyfikacyjnych w postaci kodu kreskowego. Taki system pozwala bezbłędnie ustalić miejsce przechowywania dokumentów. Indeksowanie dokumentów uwzględnia między innymi takie kryteria jak: dział, miejsce powstawania kosztów, treść, czy datę zniszczenia. Dzięki przyporządkowaniu do miejsca składowania w szybki i dokładny sposób można dotrzeć do danej teczki lub segregatora czy też pojedynczych dokumentów – jeśli zajdzie taka konieczność, nawet w ciągu kilku minut.

Dzięki cyfrowemu portalowi internetowemu BNP wszystkie przechowywane dane są dostępne w pełnym zakresie. Nie odchodząc od biurek uprawnieni pracownicy klienta mogą w dowolnym czasie wyszukiwać wszelkie zarchiwizowane dokumenty i sprawdzać ich aktualny status, a upoważnieni użytkownicy mogą w dogodny sposób zamówić dowolny dokument. Teczki/segregatory lub znajdujące się w nich poszczególne dokumenty udostępniane są w zależności od uzgodnionego poziomu obsługi w formie cyfrowej (Scan on Demand) za pośrednictwem portalu internetowego lub też w oryginale za pośrednictwem własnego kuriera.

Dopasowanie do indywidualnych potrzeb

W obszarze zarządzania dokumentami elastycznie odpowiadamy na indywidualne potrzeby klientów. Oznacza to, że w pierwszej kolejności przeprowadzamy szczegółową inwentaryzację i analizę, obejmującą pełny cykl życia dokumentu w przedsiębiorstwie. Na tym etapie w sposób szczegółowy uzgadniamy z klientem wszelkie wymagania dotyczące przechowywania dokumentów, które później stanowią podstawę do sporządzenia indywidualnego planu projektu.

Korzyści płynące z przechowywania dokumentów w archiwach Rhenus Data Office

  • Ograniczenie stałych kosztów osobowych i poprawa wydajności pracy
  • Stały dostęp i wygodne zarządzanie wszystkimi dokumentami fizycznymi i danymi cyfrowymi za pośrednictwem platformy online (BNP)
  • Przejrzystość zasobów oraz lepszy nadzór nad wypożyczanymi dokumentami o wysokim stopniu wykorzystania dzięki odpowiedniej kontroli
  • Najwyższy stopień bezpieczeństwa dzięki standardowym procesom działania oraz jednolitej infrastrukturze
  • Optymalizacja procesów zarządzania dokumentami oraz poprawa jakości obsługi
  • Odciążenie zasobów własnych przedsiębiorstwa umożliwiające koncentrację na podstawowej działalności
  • Doświadczenie i stosowanie najlepszych praktyk branżowych – ponad 10 mld przechowywanych dokumentów
  • Dogodna lokalizacja archiwów na terenie Polski i wielu innych krajów Europy

Jeżeli masz wątpliwości lub pytania dotyczące bezpiecznego przechowywania dokumentów lub chciałbyś dokładniej poznać korzyści związane z przekazaniem ich wykwalifikowanemu usługodawcy, undefinedskontaktuj się z nami już teraz i skorzystaj z fachowej porady!