Przechowywanie dokumentów

Outsourcing przechowywania i archiwizacji dokumentów

W przedsiębiorstwach na całym świecie nieustannie rośnie znaczenie archiwizacji dokumentów, które stają przed wyzwaniem sprostania coraz większej liczbie regulacji prawnych i organizacyjnych dotyczących przechowywania danych i zarządzania nimi. W procesie tym decydującą rolę odgrywa ochrona danych, gdzie bezpieczeństwo dokumentów własnych i klienta uzyskuje najwyższy priorytet. Większość firm jednak nie posiada w tym zakresie stosownej wiedzy fachowej i odpowiedniego wyposażenia, a wdrażanie kolejnych zabezpieczeń związanych z dokumentacją prowadzi do wzrostu nakładów administracyjnych, generując dodatkowe koszty. Ponadto przedsiębiorstwa samodzielnie prowadzące wewnętrzne archiwa narażone są na zwiększone ryzyko, które między innymi obejmuje utratę dokumentów w wyniku kradzieży, szkody wywołane pożarem lub zalaniem, jak również naruszenie integralności danych w wyniku nieautoryzowanego dostępu.

Profesjonalne archiwum to podstawa

Przechowywanie dokumentów należy do naszych kluczowych kompetencji. Klientom oferujemy szeroką gamę zróżnicowanych usług, obejmujących zewnętrzne przechowywanie dokumentów lub też prowadzenie archiwum zakładowego w siedzibie Klienta. W sytuacji zlecenia archiwizacji dokumentacji firmowej w modelu „na zewnątrz” zostanie ona przeniesiona do jednego z naszych obiektów, przy czym poszczególne jednostki aktowe zostaną przez nas zewidencjonowane poprzez nadanie im kodów kreskowych. Dzięki takiemu systemowemu rozwiązaniu możliwe stanie się śledzenie ruchów poszczególnych jednostek aktowych z gwarancją pełnej przejrzystości wykonywanych działań. Z kolei w przypadku konieczności przechowywania i archiwizacji dokumentów firmowych na terenie siedziby klienta podzielimy się naszą wiedzą fachową i wdrożymy standardowe procesy pracy, co zapewni optymalizację kosztów i poprawę bezpieczeństwa. W takiej sytuacji klient nie ponosi kosztów wynajmu powierzchni archiwizacyjnej – pobierana jest jedynie opłata za wdrożoną przez Rhenus Data Office infrastrukturę.

Optymalizacja procesów i bezpieczeństwo

Rhenus Data Office oferuje przechowywanie i archiwizację wszystkich rodzajów nośników informacji i danych, od klasycznych pojedynczych dokumentów papierowych poprzez segregatory, akta osobowe, teczki, rysunki techniczne i kartony archiwalne, aż po elektroniczne nośniki danych, i wiele innych. Dzięki współpracy z nami możliwe jest uzyskanie poprawy wydajności procesów wewnętrznych i znaczącej redukcji kosztów, co jest bezpośrednim wynikiem odciążenia administracji wewnętrznej od czynności, które nie należą do jej zadań podstawowych.

Certyfikowane archiwa Rhenus Data Office spełniają najsurowsze normy. Gwarantujemy przechowywanie danych wrażliwych zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa ISO 27001 i jakości ISO 9001. Oferujemy ponadto najwyższy poziom bezpieczeństwa i kompleksową ochronę przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą, czy szkodami wywołanymi działaniem ognia lub wody. Zapewniamy całkowitą przejrzystość przechowywanych zasobów dzięki nowoczesnemu systemowi zarządzania archiwum, wdrożonemu we własnym centrum obliczeniowym na terenie Polski. Każdy ruch dokumentów jest ewidencjonowany w systemie w sposób uniemożliwiający ich modyfikację, a status dokumentów można weryfikować w dowolnym czasie.

Przejrzystość, szybkość i elastyczność

Po nawiązaniu współpracy dokumenty Klientów przenoszone są do naszych obiektów archiwizacyjnych, a poszczególne teczki/segregatory ewidencjonowane są w systemie poprzez nadanie im unikalnych numerów identyfikacyjnych w postaci kodu kreskowego. Taki system pozwala bezbłędnie ustalić miejsce przechowywania dokumentów. Ewidencjonowanie dokumentów uwzględnia między innymi takie kryteria jak: dział, miejsce powstawania kosztów, treść, czy datę zniszczenia. Dzięki przyporządkowaniu do miejsca składowania w szybki i dokładny sposób można dotrzeć do danej teczki lub segregatora czy też pojedynczych dokumentów – jeśli zajdzie taka konieczność, nawet w ciągu kilku minut.

Dzięki cyfrowemu portalowi internetowemu BNP wszystkie przechowywane dane są dostępne w pełnym zakresie. Nie odchodząc od biurek uprawnione osoby mogą w dowolnym czasie wyszukiwać wszelkie zarchiwizowane dokumenty i sprawdzać ich aktualny status, a upoważnieni użytkownicy mogą w dogodny sposób zamówić dowolny dokument. Teczki/segregatory lub znajdujące się w nich poszczególne dokumenty udostępniane są w zależności od uzgodnionego poziomu obsługi w formie cyfrowej za pośrednictwem portalu internetowego lub też w oryginale za pośrednictwem własnego kuriera.

Dopasowanie do indywidualnych potrzeb

W odniesieniu do zarządzania dokumentami odpowiadamy na indywidualne potrzeby Klientów. Oznacza to, że w pierwszej kolejności przeprowadzamy szczegółową inwentaryzację i analizę obejmującą pełny cykl życia dokumentu w przedsiębiorstwie. Na tym etapie w sposób szczegółowy uzgadniamy z klientem wszelkie wymagania, które później są podstawą do sporządzenia indywidualnego planu projektu.

Korzyści płynące z przechowywania dokumentów w archiwach Rhenus Data Office

  • Ograniczenie stałych kosztów osobowych i poprawa wydajności pracy
  • Stały dostęp i wygodne zarządzanie wszystkimi dokumentami fizycznymi i danymi cyfrowymi za pośrednictwem platformy online (BNP)
  • Przejrzystość zasobów oraz lepszy nadzór nad wypożyczanymi dokumentami o wysokim stopniu wykorzystania dzięki odpowiedniej kontroli
  • Najwyższy stopień bezpieczeństwa dzięki standardowym procesom działania oraz jednolitej infrastrukturze
  • Optymalizacja procesów zarządzania dokumentami oraz poprawa jakości obsługi
  • Odciążenie zasobów własnych przedsiębiorstwa umożliwiające koncentrację na podstawowej działalności
  • Najlepsze praktyki branżowe – ponad 10 mld przechowywanych dokumentów
  • Dogodna lokalizacja archiwów na terenie Polski i wielu innych krajów Europy