Sprawdzony partner dla sektora finansów

Od lat Rhenus Data Office oferuje niezawodne wsparcie dla sektora finansowego. Zaufało nam wiele banków, dla których realizujemy usługi w ramach łańcucha zarządzania dokumentami. Nasi klienci uzyskują dodatkowe korzyści ze współpracy w wyniku innowacyjnych rozwiązań, jakie nieustannie wypracowujemy w ramach partnerstwa.

Na początek – kancelaria pocztowa

W obszarze zarządzania dokumentami cykl życia dokumentu rozpoczyna się od jego wejścia do przedsiębiorstwa. Rhenus Data Office realizuje prowadzenie usług wewnętrznej lub zewnętrznej kancelarii pocztowej, oferując fizyczną lub, opcjonalnie, cyfrową obsługę poczty przychodzącej wraz z jej dekretacją i dystrybucją.

Nasza specjalność – archiwizacja

W naszych archiwach zarządzamy setkami kilometrów dokumentów należących do firm z sektora bankowości. Z jednej strony przechowujemy zasoby, na których realizowany jest niewielki ruch (wypożyczenia czy skanowanie na żądanie), które podlegają archiwizacji z uwagi na obowiązujące regulaminy wewnętrzne czy przepisy prawa. Z drugiej strony zarządzamy aktywnymi zasobami o dużym natężeniu ruchu, np. teczki kredytowe czy zabezpieczenia, do których dodawane są inne akta lub z których w krótkim czasie wyciągane są pojedyncze dokumenty, by poddać je digitalizacji w ramach usługi skanowania na żądanie (Scan-On-Demand) i umieścić w systemach bankowych. Archiwizacja dokumentów i ich przetwarzanie następuje z zastosowaniem wszelkich obowiązujących wymogów prawnych, w tym m. in. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 lutego 2003 r. w sprawie zasad tworzenia, utrwalania, przechowywania i zabezpieczania, w tym przy zastosowaniu podpisu elektronicznego, dokumentów bankowych sporządzanych na elektronicznych nośnikach informacji. W zależności od rodzajów składowanych dokumentów i intensywności prac na nich realizowanych możliwe jest ich przechowywanie na paletach w magazynie automatycznym, poprzez przechowywanie w kartonach, aż po zarządzanie pojedynczymi dokumentami w magazynach z przesuwnymi regałami.

Przejście do ery informacji cyfrowej – digitalizacja

Oprócz możliwości dostarczania pojedynczych dokumentów w wersji elektronicznej w ramach usługi Scan-On-Demand Rhenus Data Office specjalizuje się w kompleksowej digitalizacji. W trakcie tego procesu dokumenty poddawane są częściowo w pełni zautomatyzowanej, a częściowo ręcznej indeksacji. Aby umożliwić bankom dostęp do danych w trakcie procesu digitalizacji w archiwum stosuje się proces łączący digitalizację zasobów oraz usługę Scan-On-Demand, podczas gdy banki uzyskują informację o aktualnym statusie danej teczki za pośrednictwem naszego portalu online. Przygotowane obrazy przekazywane są poprzez serwery SFTP lub też mogą być przeglądane online w naszym portalu. Poczta przychodząca podlega bieżącej digitalizacji, aby następnie móc ją przypisać do elektronicznej teczki w odpowiedniej rubryce.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom w zakresie obsługi procesów wewnętrznych zapewniamy wsparcie w postaci dedykowanych i odpowiednio przeszkolonych pracowników, którzy pracują w archiwum Rhenus Data Office lub w siedzibie klienta. W ramach tych czynności wykonujemy także dla wielu instytucji finansowych prace polegające na zbieraniu i weryfikacji danych kredytowych, a także uzupełnianiu brakujących informacji.

A na koniec – zgodne z prawem niszczenie nośników informacji

Na koniec cyklu życia każdego dokumentu lub innego nośnika informacji, po upływie okresu przechowywania, oferujemy jego zniszczenie. Proces ten może zostać zrealizowany w ramach sieci stacjonarnych instalacji niszczących na terenie Polski. Na życzenie klienta oferujemy ponadto integrację wszystkich działań z zakresu zarządzania dokumentami i ich kompleksową realizację.